Gesuchs- und Fördermanagement: Cornelius Knüpffer-Stiftung
Nicht immer dauert die Einführung eines digitalen Gesuchsmanagements ein ganzes Jahr. Der Fall der Cornelius Knüpffer-Stiftung zeigt, dass bei geeigneter Voraussetzung die Umstellung selbständig, pragmatisch und in kurzer Zeit erfolgen kann. Als noch junge Stiftung setzt sie auf einfache und unkomplizierte Prozesse für Gesuchsteller. Dabei will sie Sichtbarkeit, Transparenz und eine niederschwellige Möglichkeit für Fundraising vorantreiben.
Im Einsatz
Seit 2021 leitet Karolina Biro als Geschäftsführerin die Cornelius Knüpffer-Stiftung. Im Gespräch mit StiftungSchweiz zu ihren Erfahrungen mit dem digitalen Gesuchsmanagement wird klar, dass bei der Umstellung auf das digitale System vor allem die Effizienz im Vordergrund stand.
Warum hat sich die Cornelius Knüpffer-Stiftung entschieden, das digitale Gesuchsmanagement von StiftungSchweiz zu nutzen?
Karolina Biro, Geschäftsführerin Cornelius Knüpffer-Stiftung: Für uns war die Entscheidung, auf das Tool umzusteigen, relativ einfach. Unsere Stiftung und damit auch das Gesuchsmanagement sind bereits seit mehreren Jahren digitalisiert. Nebst der neuen Möglichkeit, Gesuche über das Tool von StiftungSchweiz einzureichen, können Gesuchsteller:innen das auch über ein Online-Formular auf unserer Website machen. So können die Nonprofits selbst entscheiden, welcher Weg für sie am einfachsten ist. Unser Ziel ist es, das Fundraising für Nonprofits möglichst niederschwellig zu gestalten, damit sie sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können
Was ist Ihnen besonders wichtig beim Gesuchsmanagement und inwiefern hilft Ihnen das Tool dabei?
Wir möchten die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, um eine wirkungsvolle Förderung zu gewährleisten. Digitale Prozesse erfordern deutlich weniger Ressourcen. Sie erleichtern zum Beispiel die Bearbeitung der Dossiers und die Kommunikation mit den antragstellenden Organisationen. Daher unterstützen wir die Plattform von StiftungSchweiz, die das Fundraising für Nonprofits vereinfacht
Wie verlief die Umstellung auf das digitale System?
Die Umstellung verlief sehr unkompliziert. Dank des Webinars von StiftungSchweiz haben wir die Grundlagen des Tools schnell verstanden und konnten es eigenständig einrichten – ohne Probleme. Das Tool ist intuitiv und einfach zu bedienen.
Wie haben Sie Gesuchstellenden die Umstellung und den neuen Prozess kommuniziert?
Auf unserer Website finden antragsstellende Organisationen alle relevanten Informationen zur Gesuchseingabe, von Themenschwerpunkten bis hin zu Ausschlusskriterien. Wir haben auf unserer Website darauf hingewiesen, dass Gesuche nun auch über die Plattform von StiftungSchweiz eingereicht werden können. Und auf der Plattform selbst ist ersichtlich, dass wir die Online-Gesuchseingabe aktiviert haben
Hat sich die Anzahl oder die Qualität der eingehenden Gesuche bereits verändert – wenn ja, wie?
Aktuell können wir die Anzahl Gesuche via StiftungSchweiz noch nicht abschätzen, die Nutzung muss sich zuerst etablieren. Da wir Gesuche bereits seit mehreren Jahren digital entgegennehmen, gehen wir nicht von grossen Veränderungen aus. Allerdings haben wir seit der Einführung unserer Website im Jahr 2021 deutlich passendere Gesuche erhalten. Nonprofits können sich vorab informieren, ob eine Gesuchseingabe sinnvoll ist oder ins Leere führt, was beiden Seiten Ressourcen spart. Aus diesem Grund haben wir auch unser Profil auf StiftungSchweiz ergänzt.
«Die Umstellung verlief sehr unkompliziert. Dank des Webinars von StiftungSchweiz haben wir die Grundlagen des Tools schnell verstanden und konnten es eigenständig einrichten – ohne Probleme. Das Tool ist intuitiv und einfach zu bedienen»
Karolina Biro
In welchen Bereichen sehen Sie noch Potenzial für Verbesserungen oder Anpassungen des Tools?
Technisch sehe ich momentan keine Verbesserungsnotwendigkeit. Das Tool wird jedoch interessanter, je mehr Nonprofits und Funders es nutzen.
Was sind aus Ihrer Sicht die langfristigen Vorteile des digitalen Gesuchsmanagements?
Langfristig ist unser Ziel, Transparenz und Effizienz zu fördern: Welche Organisationen unterstützt die Stiftung, wie arbeitet sie und was sind Ausschlusskriterien? Wie kann eine Organisation einen Antrag stellen und wie gestalten wir diesen Prozess für beide Seiten möglichst sinnvoll und effizient? In meiner Erfahrung leisten digitale Prozesse, gerade auch im Gesuchsmanagement, einen wichtigen Beitrag und schonen wertvolle Ressourcen für alle Beteiligten.
Über das Gesuchs- und Fördermanagement
Das digitale Gesuchs- und Fördermanagement auf stiftungschweiz.ch bietet Förderorganisationen ein effizientes, sicheres und übersichtliches Instrument zur Bearbeitung von Anträgen und zur Begleitung von geförderten Projekten im Alltag. Das Tool optimiert Prozesse und reduziert den administrativen Aufwand. Es wurde mit hohen Sicherheitsstandards entwickelt und gewährleistet diese auch bei der Datenverarbeitung. Zudem unterstützt es die Kommunikation mit Gesuchstellenden und hilft dabei beiden Seiten, den Überblick über laufende und zukünftige Projekte zu behalten. Da die Organisations- und Projektporträts von den Nonprofits nur einmal angelegt und anschliessend für verschiedene Gesuche verwendet werden können, wird der Aufwand für die Gesuchseinreichung deutlich reduziert. Der Stiftungsrat der -Förderorganisation hat über ein einfaches Modul Zugriff auf alle freigeschalteten Gesuche. Damit können auch die Vorbereitung einer Stiftungsratssitzung oder die Bewertung von Gesuchen vollständig digital erfolgen. Fazit: Stiftungen könnenn ihre Ressourcen gezielter einsetzen und den Förderprozess nachhaltig optimieren.
→ Mehr erfahren Sie auf der Featureseite des Gesuchs- und Fördermanagements.
Herausforderungen
- Wechsel vom analogen zum digitalen Prozess
- Für Gesuchsteller:innen soll die Gesuchseingabe einfach sein und keine Ressourcen binden
- Möglichst geringe Implementierungskosten
- Stiftungsrat von der Notwendigkeit eines digitalen Gesuchsmanagements zu überzeugen
- Rasch umstellen
- Umgang mit Gesuchen, die noch auf dem Postweg eintreffen
Ziele
- Sich mit dem Instrument via Webinar vertraut machen
- Selbständiges Einrichten des Gesuchsformulars, der Kommunikations-Templates und des Entscheidungsmoduls
- Kluge Wahl des Umstellungszeitpunktes
- Kommunikation der Umstellung an potenzielle Gesuchsteller:innen und solche, die noch auf herkömmlichem Weg ein Gesuch stellen
Implementierung
Das digitale Gesuchsmanagement von StiftungSchweiz ist so benutzerfreundlich konzipiert,
dass jede Organisation das Tool ohne Setup durch StiftungSchweiz in Betrieb nehmen kann.
StiftungSchweiz unterstützt jedoch gerne Organisationen, die das Setup nicht alleine machen
können oder wollen.
Webinar
StiftungSchweiz führt regelmässig kostenlose Webinare durch. In diesen werden das digitale
Gesuchsmanagement erklärt, die einzelnen Funktionen live gezeigt und abschliessend Fragen der Nutzer:innen beantwortet.
Stiftungsporträt
Das Stiftungsporträt stellt den Startpunkt der Gesuchseingabe dar. Daher ist es wichtig, den Förderzweck, die Förderkriterien und wichtige Informationen für Gesuchstellende im Porträt klar zu kommunizieren.
Gesuchsformular
Für das Gesuchsformular kann eine Formularvorlage von StiftungSchweiz, die den typischen Förder-
prozessen entspricht, verwendet werden. Stiftungen können auch ein eigenes Formular erstellen, das an die spezifischen Anforderungen der Förderorganisation angepasst ist.
Umstellung auf digitale Gesuchsannahme
Für die Umstellung auf die digitale Gesuchsannahme nimmt die Geschäftsstelle am Webinar teil und macht sich anschliessend mit dem Tool vertraut. Sie führt, soweit nötig, auch weitere Mitarbeitende oder den Stiftungsrat ins Tool ein. Zudem wird auf allen Kanälen an die Gesuchstellenden klar kommuniziert, wie die Gesuche neu eingereicht werden. Aktiviert wird das Gesuchsmanagement schliesslich einfach per Knopfdruck.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Bei der Implementierung des digitalen Gesuchsmanagement-Tools sind die Verantwortlichkeiten klar verteilt, um einen effizienten Gesuchsprozess sicherzustellen.
Geschäftsstelle
Die Geschäftsstelle definiert die Kriterien und den Prozess und erstellt die Fragen für das Gesuchsformular. Sie bearbeitet die Gesuche und involviert bei Bedarf den Stiftungsrat.
Stiftungsrat
Der Stiftungsrat prüft und bewertet die eingereichten Gesuche. Dazu steht ihm ein vereinfachtes Entscheidungsmodul mit bequemem Magic-Link-Zugang zur Verfügung.
StiftungSchweiz
StiftungSchweiz bietet im Rahmen von Webinars eine Anleitung für die Implementierung des Gesuchsmanagements.