Gesuchs- und Fördermanagement: Case Study Hürlimann-Wyss Stiftung
Der grösste Teil der Förderbeiträge, welche die Philanthropie in der Schweiz ausrichtet, wird über Gesuche beantragt. Gleichzeitig verschlingt das Matching zwischen Nonprofits und Funders einen beträchtlichen Teil der Ressourcen, die damit nicht mehr für die eigentlichen Aktivitäten zur Verfügung stehen. Das Gesuchsmanagement auf dem Online-Portal stiftungschweiz.ch bietet eine einfache, clevere und kostengünstige Lösung.
Im Einsatz
Joachim Eder, Stiftungsratspräsident der Hürlimann-Wyss Stiftung und Brigitta Kühn, geschäftsführende Stiftungsrätin, teilen im Gespräch mit StiftungSchweiz erste Erfahrungen mit dem digitalen Gesuchsmanagement. Beide sehen das Tool als wichtigen Schritt in Richtung Modernisierung ihrer Stiftung und erwarten eine deutliche Effizienzsteigerung in der Bearbeitung der Gesuche.
Was waren die Hauptgründe für den Wechsel von einem analogen zu einem digitalen Gesuchsmanagement-Tool?
Joachim Eder, Stiftungsratspräsident: Überall ist von Digitalisierung die Rede. Da wollten wir als Stiftung nicht hintenanstehen. Der Ansatz von StiftungSchweiz, den uns Stefan Schöbi im Rahmen einer Stiftungsratssitzung präsentierte, hat uns überzeugt – und das Angebot ebenfalls.
Mit welchen Schwierigkeiten hatten Sie bei der analogen Gesuchsverwaltung zu kämpfen?
Brigitta Kühn, geschäftsführende Stiftungsrätin: Bei der analogen Gesuchsverwaltung hatte ich mit überhaupt nichts zu kämpfen. Routine seit 20 Jahren! Erschwerend war, dass die Gesuche jeweils für eine Woche an einem Ort deponiert werden mussten, um durch die einzelnen Stiftungsratsmitglieder begutachtet zu werden.
Wie verändert das Gesuchsmanagement-Tool den Antragsprozess für Ihre Stiftung?
Joachim Eder: Es erleichtert den ganzen Prozess und beantwortet für uns auch wichtige Fragen von Seiten der Gesuchsteller.
Brigitta Kühn: Erleichternd ist es für die Stiftungsräte insofern auch, dass die Gesuche zu ihrem eigenen, gewünschten Zeitpunkt und digital begutachtet werden können. Für die Geschäftsführung stelle ich mir vor, dass dies – nach Einführung und ein wenig Übung – den Arbeitsalltag vereinfacht.
«Das Gesuchsmanagement erleichtert den ganzen Prozess und beantwortet für uns auch wichtige Fragen von Seiten der Gesuchssteller.»
Joachim Eder
Wie erleben Sie die Anwendung des Tools bisher?
Brigitta Kühn: Da erst die Einführung stattfand, kann ich das noch nicht beurteilen. Aber ich bin überzeugt, dass die Anwendung gut machbar sein wird.
Wie finden Sie die Verwaltung der Gesuche (annehmen, ablehnen, Tags, Notizen, Beurteilung, etc.)?
Joachim Eder: Gut und durchdacht. Zudem konnten wir unsere Wünsche einbringen.
Wie leicht war es, die Gesuchsformulare an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen? (Bspw. in Bezug auf den regionalen Fokus auf den Kanton Zug)
Joachim Eder: Mit einem Wort: Problemlos.
Brigitta Kühn: Mit dem Support von StiftungSchweiz war es einfach. Unsere Wünsche wurden sofort umgesetzt, weitere werden sicher noch folgen (lacht).
Hilft Ihnen das Tool dabei, den Prozess effizienter und transparenter zu gestalten?
Joachim Eder: Ja, auf jeden Fall.
Jede Veränderung bringt Herausforderungen mit – vor welchen haben Sie am meisten Respekt?
Joachim Eder: Wir stehen der Einführung des neuen Tools grundsätzlich positiv gegenüber. Vor allem, weil unsere Geschäftsführerin Brigitta Kühn dies positiv angeht.
Brigitta Kühn: Eine Herausforderung sehe ich in der ‹Verwaltung› der Gesuche, Stichwort Archivierung.
«Das Gesuchsmanagement ermöglicht unserer Stiftung einen zeitgemässen und modernen Auftritt.»
Brigitta Kühn
Welche Veränderung ergeben sich für den Stiftungsrat bei der Beurteilung der Gesuche? Erleichtert der digitale Prozess Ihre Aufgaben?
Brigitta Kühn: Für den Stiftungsrat bestimmt, für die Geschäftsstelle kann ich das noch nicht beurteilen, dafür ist es noch zu früh. Auf jeden Fall werden die Gesuche dank der auszufüllenden Fragen ein klareres Profil aufweisen. Zudem werden wohl weniger Gesuche eingereicht, da die Förderbestimmungen klar aufgezeigt werden. Das war bisher nicht der Fall, da diese nirgends publiziert und somit für Gesuchsteller nicht einsehbar waren.
Joachim Eder: Wir müssen uns damit nicht mehr vor Ort durch die vielen Gesuchsdokumente kämpfen. Es ist auf jeden Fall eine Erleichterung.
Welche Stärken des Tools waren für Ihren Entscheid ausschlaggebend?
Joachim Eder: Die Stiftungsarbeit ist moderner geworden. Wir passen uns führenden Stiftungen und auch dem Kanton Zug an – auch dort werden die Kernprozesse mittlerweile digital unterstützt.
Brigitta Kühn: Das Tool ermöglicht unserer Stiftung einen zeitgemässen und modernen Auftritt. Ebenso hilft uns die angebotene Begleitung und Unterstützung von StiftungSchweiz im Prozess der Einführung und Umsetzung.
Was muss erreicht werden, damit Sie die Umstellung als geglückt bezeichnen?
Brigitta Kühn: Geglückt ist die Umstellung dann, wenn das Tool die Bearbeitung der Gesuche vereinfacht.
Joachim Eder: Ausserdem erhoffen wir uns eine bessere Transparenz und dass die Stiftung einen moderneren Anstrich erhält.
Über das Gesuchs- und Fördermanagement
Das digitale Gesuchs- und Fördermanage-ment auf stiftungschweiz.ch bietet Förderorganisationen ein effizientes, sicheres und übersichtliches Instrument zur Bearbeitung von Anträgen und zur Begleitung von geförderten Projekten im Alltag. Das Tool optimiert Prozesse und reduziert den administrativen Aufwand. Es wurde mit hohen Sicherheitsstandards entwickelt und gewährleistet diese auch bei der Datenverarbeitung. Zudem unterstützt es die Kommunikation mit Gesuchstellenden und hilft dabei beiden Seiten, den Überblick über laufende und zukünftige Projekte zu behalten. Da die Organisations- und Projektporträts von den Nonprofits nur einmal angelegt und anschliessend für verschiedene Gesuche verwendet werden können, wird der Aufwand für die Gesuchseinreichung deutlich reduziert. Der Stiftungsrat der -Förderorganisation hat über ein einfaches Modul Zugriff auf alle freigeschalteten Gesuche. Damit können auch die Vorbereitung einer Stiftungsratssitzung oder die Bewertung von Gesuchen vollständig digital erfolgen. Fazit: Stiftungen könnenn ihre Ressourcen gezielter einsetzen und den Förderprozess nachhaltig optimieren.
Herausforderungen
- Wechsel vom analogen zum digitalen Prozess
- Kosten für IT-Lösung und Implementierung sollen gering bleiben
- Datensicherheit muss gewährleistet sein
- Qualität und Effizienz: Passende Gesuche erhalten und diese effizient bearbeiten
- Verifizierung von Personen und Projekten
- Gesuchstellende müssen digital aufgestellt sein
Ziele
- Umstellung auf einen digitalen Prozess inkl. Schulung der Beteiligten
- Effizienzsteigerung, moderner werden, Papier sparen
- Datensicherheit: Datenkonforme Lösung, Hosting auf sicherer Server-Infrastruktur mit modernsten Sicherheitsstandards
- Onboarding: Begleitung und Unterstützung durch StiftungSchweiz
- Verifizierung von Personen und Organisationen durch StiftungSchweiz
- Begleitung der Gesuchstellenden, die zum ersten Mal mit einem digitalen Gesuchsmanagement arbeiten
Implementierung
Das digitale Gesuchs- und Fördermanagement ist für alle Förderstiftungen bereits eingerichtet und kann mit einem einfachen Schalter aktiviert werden. Meist wird dieser Prozess aber in mehreren Schritten begleitet, so auch im Fall der Hürlimann-Wyss Stiftung.
Vorgespräch
In einem Vorgespräch werden die aktuellen Prozesse sowie die Bedürfnisse der Stiftung erörtert.
Stiftungsporträt
Danach wird ein Gesuchsformular aufgebaut, das den spezifischen Anforderungen der Stiftung entspricht. Im Falle der Hürlimann-Wyss Stiftung wurde das bereits hinterlegte Standardformular um eine zusätzliche Frage ergänzt und die Reihenfolge der Fragen angepasst.
Gesuchsformular
Danach wird ein Gesuchsformular aufgebaut, das den spezifischen Anforderungen der Stiftung entspricht. Im Falle der Hürlimann-Wyss Stiftung wurde das bereits hinterlegte Standardformular um eine zusätzliche Frage ergänzt und die Reihenfolge der Fragen angepasst.
Schulung Geschäftsstelle und Stiftungsrat
Schliesslich wird die Geschäftsstelle ins Tool eingeführt, damit das digitale Gesuchsmanagement im Alltag routiniert eingesetzt werden kann. Auch der Stiftungsrat wird eingegeführt. Weitere Unterstützung durch StiftungSchweiz erfolgt bei Bedarf.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Bei der Implementierung des digitalen Gesuchsmanagement-Tools sind die Verantwortlichkeiten klar verteilt, um einen effizienten Gesuchsprozess sicherzustellen.
Geschäftsstelle
Die Geschäftsstelle (oder der/die geschäftsführende Stiftungsrät:in) definiert die Kriterien und den Prozess und erstellt die Fragen für das Gesuchsformular. Sie bearbeitet die Gesuche und involviert bei Bedarf den Stiftungsrat.
Stiftungsrat
Der Stiftungsrat prüft und bewertet die eingereichten Gesuchsanträge. Mit dem Entscheidungsmodul steht den Mitgliedern des Stiftungsrats eine vereinfachte Darstellung der freigeschalteten Gesuche zur Verfügung, das via Magic Link einfach und gezielt erreichbar ist.
StiftungSchweiz
StiftungSchweiz bietet Unterstützung bei der Schulung und der konkreten Implementierung des Gesuchsmanagements. Auch bei inhaltlichen Fragen, etwa der Weiterentwicklung von Förderkriterien oder der Kommunikation der Schwer-punkte, stehen wir bei Bedarf unterstützend zur Seite.
Für einen reibungslosen Übergang bietet das Setup-Paket eine individuelle Begleitung. StiftungSchweiz begleitet dabei in vier Schritten oder einem kondensierten Halbtag bei der Ausgestaltung des Profils, bei der Gestaltung bzw. Übertragung des Gesuchsformulars sowie der Einrichtung und Organisation der Prozesse. Das Setup-Paket besteht wahlweise aus 4 Online-Workshops à 60min oder einem kondensierten Halbtagesworkshop und kann auf Wunsch auch erweitert werden. Auch eine Durchführung vor Ort ist möglich.