Lernreise und Module: Case Study DROSOS STIFTUNG
Im Einsatz
Als Wegbereiter in der Impact Orientierung möchte die DROSOS STIFTUNG einen Prototyp für die Auswertung von Reporting-Daten entwickeln. Es handelt sich um eines von drei Schlüsselfeldern, welche die zweite Lernreise #FörderZukunft ab Dezember bearbeitet. Christoph Meneghetti, Programmverantwortlicher Schweiz, blickt mit StiftungSchweiz in die KI-gestützte Zukunft und reflektiert über den Mehrwert, den das Tool für seine Stiftung und den gesamten Sektor bringen könnte.
Vor welchen Herausforderungen stehen Nonprofits beim Reporting ihrer Ziele?
Christoph Meneghetti, Programmverantwortlicher Schweiz, DROSOS STIFTUNG: Nonprofits haben es mit unterschiedlichen Anforderungen von verschiedenen Projektparteien an Inhalte und Formate zu tun. Bisher haben sich keine einheitlichen Standards durchgesetzt. Es ist oft unklar, was wichtig ist. Es besteht ein hoher Arbeitsaufwand, aber es fehlt an zeitlichen Ressourcen. Zudem geben die Reportings oft nur Rechenschaft über Aktivitäten ab, erzeugen aber wenig Lerneffekte, sowohl bei den Nonprofits als auch bei den Stiftungen. Teilweise werden Reports mit ChatGPT generiert und führen zu keiner Reflexion.
Welche Schwierigkeiten haben Sie in der Vergangenheit in der Auswertung dieser Reportings erlebt?
Christoph Meneghetti: Eine der grössten Schwierigkeiten ist die Menge an Berichten und Texten in unterschiedlichen Formaten. Die Auswertung über mehrere Reportings ist sehr aufwändig, der Vergleich mit anderen Projekten kaum möglich. Hinzu kommt die Unvereinbarkeit von zwei Bedürfnissen: Die Vergleichbarkeit über mehrere Perioden und die Weiterentwicklung des Reportings aufgrund von Learnings aus dem Projekt. Ein weiteres Hindernis ist der Datenschutz und die Vertraulichkeit der Inhalte – es ist oft unklar, mit welchen Tools ein Projektmanager überhaupt arbeiten kann, um die Reportings auszuwerten.
Welche Prozesse haben Sie bisher genutzt, um die Daten auszuwerten?
Christoph Meneghetti: Bisher haben wir die Daten gesammelt und aggregiert, zum Beispiel in Excel, Miro oder TolaData. Wir haben manuell Meta-Reportings erstellt, indem wir die Inhalte der Berichte manuell durchkämmt und in neue Dokumente übertragen haben. Und wir haben Berichtsprotokolle und Zusammenfassungen erstellt.
Welche Rolle spielt KI bisher in Ihrem Arbeitsalltag?
Christoph Meneghetti: Wir nutzen KI für Übersetzungen und die Bearbeitung von Texten.
Was erhoffen Sie sich aus der KI-gestützten Reporting-Auswertung?
Christoph Meneghetti: KI soll uns helfen, Daten aus unterschiedlichen Berichtsformaten zu aggregieren, alte Reportings mit neuen Fragen auszuwerten und Projekte grundlegend evaluieren zu können. Zudem möchten wir Entwicklungstrends in den unterschiedlichen Themenfelder der Stiftung frühzeitig erkennen, und zwar über Landes- und Departmentgrenzen hinaus.
„KI könnte die Arbeit mit den Daten dialogischer, kreativer und experimenteller gestalten.“
Christoph Meneghetti
Wie könnte das KI-Tool Ihre Arbeit mit Reportings verändern?
Christoph Meneghetti: Es könnte die Arbeit mit den Daten dialogischer, kreativer und experimenteller gestalten. Dabei sollen weniger Aufwand, aber mehr Learning für die Projektpartner und die Stiftung entstehen.
Welche Stolpersteine sehen Sie bei der Entwicklung und Implementierung des KI-Tools?
Christoph Meneghetti: Eine der grössten Hürden wird sein, die Gesamtorganisation sowie die Partner zu befähigen, mit KI umzugehen und ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Wir müssen auch sicherstellen, dass der Arbeitsaufwand in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen steht. Auch die Kosten und der Energieverbrauch im Verhältnis zum Nutzen sowie den Datenschutz und die Auswahl geeigneter Frameworks müssen wir im Auge behalten.
Wie ist die Zusammenarbeit mit StiftungSchweiz bisher?
Christoph Meneghetti: Die Zusammenarbeit ist interaktiv, bedürfnisorientiert, pragmatisch und dynamisch.
Welche Auswirkungen könnte das KI-Tool auf den Stiftungssektor haben?
Christoph Meneghetti: KI Tools könnten zu einer besseren Verfügbarkeit von Daten und zu mehr Learnings führen. Sie könnten auch Trends im Themenfeld erkennen aufgrund der besseren Analyse der eigenen Daten.
Über die Lernreise und Module
Digitale Philanthropie gemeinsam gestalten, dieses Ziel verfolgen gleich mehrere Angebote von StiftungSchweiz. Die AI Learning Journey ermöglichte Funders und Nonprofits, gemeinsam neue Werkzeuge unter Nutzung künstlicher Intelligenz zu entwickeln und diese praxisnah zu testen. Dabei steht die Plattform stiftungschweiz.ch für das kollaborative Ausprobieren neuer Tools zur Verfügung. Im Rahmen der zweiten Lernreise, #FörderZukunft, stehen drei Schlüsselfelder der Förderung im Fokus. Auch eine automatisierte Reporting-Auswertung wird dabei in Angriff genommen. Sie soll Stiftungen dabei unterstützen, grosse Datenmengen sicher und effizient zu analysieren, um wertvolle Erkenntnisse für ihre Projekte zu gewinnen. Neben den Lernreisen sind auch individuelle Entwicklungen für einzelne Organisationen möglich, welche die dabei entstehenden Werkzeuge anschliessend als Module nutzen.
Herausforderungen der Nutzer:innen
- Isolierte Insellösungen grassieren
- Kollaborationspotenzial ungenügend ausgeschöpft
- Digitale Lösungen teils Rückschritt gegenüber Papierdossier
- Im Reporting fehlen Ressourcen zur Auswertung, grosse Datenmengen aus vergangenen Projekten werden nicht aktiv genutzt
- Sensitive Daten, verantwortungsvoller Einsatz künstlicher Intelligenz
Ziele der Nutzer:innen
- Digitale Werkzeuge zielorientiert entwickeln
- Fragestellungen aus er Praxis in konkrete Lösungen einbringen
- Reporting optimal gestalten durch eine digitale, sichere und schnellere Auswertung von Daten
- Rechtlich und datenschutztechnisch sorgfältige KI-Nutzung
Implementierung
Mit der Kampagne «Mitwirken – Philanthropie gestalten» lädt StiftungSchweiz seit November 2022 zur co-kreativen Weiterentwicklung der digitalen Angebote ein.
Bisherige Ergebnisse
Die im Jahre 2023 eingeführten Netzwerke und das neu lancierte digitale Gesuchsmanagement sind Antworten auf konkrete Bedarfe, die von verschiedenen Organisationen formuliert wurden. Mit dem Format der Lernreise eröffnet StiftungSchweiz eine konkrete Plattform für das gemeinsame Experimentieren und Entwickeln digitaler Lösungen. Die AI Learning Journey zwischen Dezember 2023 und Juli 2024 und über 50 Teilnehmer:innen resultierte in verschiedenen KI-Assistenten, die seither auf der Plattform genutzt werden können.
Abklärung für individuelle Module
In einem Vorgespräch werden die Bedürfnisse und Ziele einer Modulentwicklung gemeinsam erörtert. Anschliessend wird der Entwicklungsaufwand budgetiert.
Weitere Lernreisen
Die Entwicklung einer digitalen Philanthropie-Plattform ist naturgemäss nie zuende. Wer weitere Ideen für einen Entwicklungsschwerpunkt oder eine konkrete Fallstudie für eine weitere Lernreise beisteuern möchte, ist herzlich zur Kontaktaufnahme eingeladen.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Die technologische Weiterentwicklung der Plattform stiftungschweiz.ch ist ein co-kreativer Prozess unter Einbezug zahlreicher Stakeholder, Funder wie Nonprofits. Auch Verbände und Forschungsinstitute spielen dabei eine zentrale Rolle.
Ideengeber:in
Die wichtigste Rolle spielt der/die Ideengeber:in. Eine visionäre und mutige Idee steht meist am Anfang einer Entwicklung.
Team StiftungSchweiz
Die harte Landung erleben Ideen oft, wenn unsere Product-Owner im Team kritische Rückfragen stellen. Meist entwickelt sich die anfängliche Idee dabei bereits weiter.
PeakPrivacy.ch und Fabio Duò
Seit dem Start der Plattform hat sich eine intensive Zusammenarbeit mit unserem IT-Dienstleister und CTO entwickelt. Mit PeakPrivacy.ch steht eine zeitgemässe und sichere Umgebung für die Entwicklung von KI-Anwendungen zur Verfügung, die punkto Datenschutz keine Wünsche offen lässt.
SwissFoundations
Der Verband der Schweizer Förderstiftungen ist auch Aktionärin bei der Betriebsgesellschaft von StiftungSchweiz, der Philanthropy Services AG. Als Aktionärin lenkt SwissFoundations die Entwicklung strategisch mit.
Forschungsinstitute
Für viele Neuentwicklungen suchen wir aktiv die Zusammenarbeit mit geeigneten Forschungseinrichtungen, die neben der praktischen eine wissenschaftliche Perspektive sicherstellen. Für die AI Learning Journey war das beispielsweise die Universität Genf und das dort angesiedelte Centre en Philanthropie GCP.