Wie schreibt man ein Stiftungsgesuch, das bei den Verantwortlichen der Förderorganisationen gut ankommt? Checklisten, die genau das versprechen, erfreuen sich grosser Beliebtheit bei Fundraiser:innen und NGOs. Die meisten sind jedoch unbrauchbar. Die Einzigartigkeit des Projekts, die besonderen Anforderungen und Themenschwerpunkte der Stiftung kommen dabei nicht ausreichend zur Geltung. Einfacher und zielorientierter schreiben Sie Gesuche, wenn Sie einige grundlegende Prinzipien beachten und auf Ihr Projekt anwenden. Das gilt auch bei den immer relevanteren Online-Gesuchsformularen, die eigene Herausforderungen mitbringen.
Gesuch schreiben für finanzielle Unterstützung – drei Grundsätze für die Gesuchstellung
Statt kritiklos das vorgegebene Inhaltsverzeichnis einer Checklist durchzuackern, ist es besser, sich ein paar Grundsätze in der Kommunikation mit Förderorganisationen zu merken und sich über gewisse Eckpfeiler des Projekts im Klaren zu werden. Welche Funktion hat ein Stiftungsgesuch? Welche formalen Anforderungen sind zu erfüllen, wenn Sie ein Gesuch schreiben? Welche Informationen sollte das Gesuch beinhalten, damit die Stiftung Ihnen eine finanzielle Unterstützung zusagt?
1. Zur Funktion des Stiftungsgesuchs: Verkaufen Sie Ihr Projekt gut
Der erste und wichtigste Schritt bei der Stellung eines Stiftungsantrags: Die sorgfältige Identifikation der Förder:innen, an die man sich wenden will, und das Erfassen ihrer tatsächlichen Bedürfnisse. Was ist die ausgeführte Fördertätigkeit? Deckt sich diese mit dem formulierten Stiftungszweck? Gibt es Prioritäten? Wieviel wird an ein Projekt ausgeschüttet? Und wann?
Tipp: Im StiftungSchweiz Stiftungsverzeichnis suchen Sie gezielt nach passenden Stiftungen und erhalten die wichtigsten Informationen und Kontaktdaten auf einen Blick. Ein Anruf oder eine E-Mail vor Erstellung und Aussenden des Stiftungsgesuchs ist immer ratsam. Die notwendigen Kontaktdetails erhalten Sie dort.
Bei diesem Vorgang geht es darum, Wissen zusammenzutragen, Vertrauen aufzubauen, Kontakt herzustellen und Menschen zu überzeugen. Ein Stiftungsgesuch ist ein mehrstufiger Prozess, angefangen bei einer ausführlichen Recherche bis hin zur Nachbetreuung bei einem erfolgreichen Kontakt. Das kann dauern. Und vielleicht klappt es erst beim dritten Mal. Bleiben Sie also geduldig. „Stürmen“ bringt gar nichts. Rechnen Sie genügend Zeit ein. Die Finanzierung eines Projekts über Förderorganisationen kann von der ersten Anfrage bis zur Zusage und Ausschüttung schonmal ein halbes Jahr dauern.
2. Form: Auf max. 12 Seiten kann man in einem Brief an eine Stiftung alles schreiben, um zu überzeugen
Einige Formalitäten sind Standard beim Schreiben eines Gesuchs an Förderorganisationen. Dazu gehören Deckblatt und Zusammenfassung (viele Förder:innen lesen aus Zeitgründen zuerst nur diese). Fotos und Abbildungen sind hilfreich, brauchen aber Platz. Der die Unterlagen begleitende Brief an die Stiftung sollte eine A4 Seite nicht überschreiten und mehr sein als ein Übermittlungszettel. Mit ihm schaffen Sie einen persönlichen Kontakt. Wählen Sie immer den von der Stiftung festgelegten und kommunizierten Weg für das Stiftungsgesuch. Wird ein Online-Formular angeboten, sollten Sie dieses auch nutzen.
Tipp: Machen Sie eine Fotostrecke im Anhang. Das schafft Platz und erhöht die Aufmerksamkeit.
3. Inhalt eines Stiftungsantrags: Das Wichtigste sind der Case und das Budget
Beides müssen Sie immer auch irgendwie in vorgegebenen Formularen rüberbringen können. Der Case hat zwei Teile und gehört auch, gekürzt auf knappe 7-9 Zeilen, in den Begleitbrief:
a) Eine einfache und prägnante Schilderung eines Problems oder Herausforderung, vor der Sie stehen, deren Relevanz/Wichtigkeit und die zeitliche Dringlichkeit. Denn daraus ergibt sich der Handlungsbedarf.
Tipp: Zeigen Sie auf, was geschehen würde, wenn man nichts tun würde.
Aus dem Handlungsbedarf leiten Sie das Ziel ab, das Sie erreichen wollen, die quantitative und qualitative Änderung einer Situation in eine bestimmte Richtung hin, und dieses wiederum führt zu den Massnahmen, den Aktivitäten Ihres Projekts, und zu den Mitteln, die es dazu braucht.
Tipp: Identifizieren Sie diese Aspekte im Gesuch deutlich und bringen Sie sie nicht durcheinander. Werden Sie nicht zu lang und wiederholen Sie die Argumente nicht.
b) Eine überzeugende Darlegung der Kompetenzen und Glaubwürdigkeit Ihrer Organisation. Weshalb ist Ihre Organisation in der Lage, dieses Projekt umzusetzen und weshalb sollte die Stiftung ihr Vertrauen schenken? Das hängt zumeist mit den Menschen zusammen, die für die Organisation tätig sind.
Tipp: Stellen Sie diese kurz vor! Und es stimmt: Bekannte Organisationen haben es da einfacher.
Natürlich: Manchmal hat man Glück und Beiträge von Förderorganisationen kommen „einfach so“. Und manchmal klappt es nur Dank guten persönlichen Beziehungen (oder trotz diesen dann halt doch wieder nicht).
In aller Regel aber erfordert die Zusammenarbeit mit Förderorganisationen eine kontinuierliche, systematische und sorgfältige Arbeit. Das muss man als Stiftungs-Fundraiser gerne auf sich nehmen. Aber wenn es klappt, können daraus wunderbare Beziehungen entstehen.
Hinweise und Vorlagen für Gesuche von den Stiftungen selbst
Viele Förderorganisationen bieten selbst Hinweise (teils exakte, teils summarische), wie ein Gesuch zu gliedern ist und was es enthalten soll. Manchmal finden sich auf der Website der Stiftungen auch Vorlagen für Gesuche, die man als Gesuchsteller beachten sollte. Selbstverständlich sollten Sie ein paar Stiftungsgesuche gelesen haben, bevor Sie sich selbst daran machen, eines zu formulieren. Bleiben Sie jedoch nicht zu nah am Beispieltext. Die Förder:innen lesen jede Woche Stiftungsanträge und erkennen sofort, wer abschreibt, oder beim Schreiben des Gesuchs nicht die eigene Sprache und Wortwahl anwendet.
Online Stiftungsantrag stellen: die bunte Welt der Gesuchsformulare
Viele Förderorganisationen nehmen Gesuche mittels E-Mails entgegen oder führen auf diesem Weg zumindest Vorabklärungen durch. Das ist eine willkommene Entwicklung. Denn es hilft allen Beteiligten, Zeit und Geld zu sparen. Noch vor wenigen Jahren galt es als zu salopp und wenig seriös, per E-Mail Gesuche zu schreiben.
Immer mehr Förderorganisationen gehen heute sogar noch einen Schritt weiter: Und richten auf ihrer Website ein Online-Gesuchsformular ein. Auch dies ist eine Entwicklung in die richtige Richtung. Das strukturiert die Inhalte der Stiftungsgesuche und vereinfacht die Prozesse.
Jede Förderorganisation hat eigene Vorstellungen vom Stiftungsgesuch im Netz
Die Welt der Gesuchsformulare ist noch sehr bunt. Jede Förderorganisation hat eigene Ansichten, wie ein Stiftungsantrag auszusehen hat. Die eine begnügt sich neben den Kontaktdaten mit einer Zusammenfassung des Projektinhalts in 1‘000 Zeichen, die andere verlangt detaillierte Angaben in über 20 Positionen oder mehr. Auch die thematische Gliederung und der Aufbau der Formulare, also ihre Form, zeigen sich höchst vielfältig, wobei da auch branchenspezifische Bedürfnisse und Anforderungen zum Ausdruck kommen. Eine Forschungsstiftung etwa benötigt andere Infos als eine Stiftung der Kulturförderung. Und schliesslich sind sie einmal direkt online auszufüllen und ein andermal ist ein PDF auszudrucken, das Formular von Hand auszufüllen und per Post einzuschicken. Und nicht immer sind die Anweisungen für Aussenstehende auf den ersten Blick eindeutig.
Nachteil von Online-Formularen statt Gesuche zu schreiben: steigender Aufwand
So wichtig und nützlich solche Gesuchsformulare und Vorlagen auch sind: Wenn gemeinnützige Organisationen für ein Stiftungsgesuch 30 oder mehr solcher Formulare ausfüllen und dabei jeweils andere Informationen in unterschiedlicher Tiefe und Dichte aufbereiten müssen, senkt das den Arbeitsaufwand nicht, sondern erhöht ihn. Und nicht wenige sind auch inhaltlich überfordert. Die Katze beisst sich da in den Schwanz. So manche Gesuchsteller:innen wünschen sich da die „alten Zeiten“ zurück, wo man einfach für alle Stiftungen dasselbe Gesuch schreiben konnte und dieses dann brav auf die Post brachte.
Tipp: Den Projektbeschrieb wie gehabt sorgfältig durchdefinieren und schriftlich niederlegen (es gibt dafür Workshops). Dann daraus zu den wichtigsten Themen, die von den Förderorganisationen gerne in den Formularen abgefragt werden, Textmodule erstellen. Diese bei Bedarf entsprechend einsetzen. So muss man nicht immer von vorne beginnen. Mit 500 Zeichen pro Modul fahren Sie gut.
Standards für das Stiftungsgesuch per Formular auf der Website
Wo wird es hingehen? Per Post zugestellte schriftliche Stiftungsgesuche mit dicken Projektdossiers werden in wenigen Jahren der Vergangenheit angehören. Solche zu erstellen und zu bearbeiten kann und will sich schlicht niemand mehr leisten. Auf der anderen Seite wird auch der Wildwuchs bei den Online-Gesuchsformularen zurückgehen und es werden sich branchenspezifische Standards durchsetzen, allein schon aus Kostengründen.
Fazit: Stiftungsgesuche im 21. Jahrhundert
Ob online oder offline: Auch ein in jeder Hinsicht perfektes Stiftungsgesuch verwandelt sich nur in eine Zusage, wenn Sie die richtigen Förderorganisationen anschreiben. Bilden Sie ein Netzwerk, knüpfen Sie Kontakte und seien Sie immer über die Entwicklungen in der Stiftungslandschaft und in der Welt der Philanthropie auf dem Laufenden. Bei StiftungSchweiz recherchieren Sie nicht nur einfach und effizient passende Förderorganisationen und Adressen für Ihr Projekt, der umfassende Wissenshub, das Online-Magazin The Philanthropist und regelmässige News aus der gemeinnützigen Welt versorgen Sie mit wertvollen Informationen und Insights. Über die angrenzende Spendenplattform haben Sie ausserdem die Möglichkeit, die Aufmerksamkeit von Privatspender:innen und Unternehmen zu wecken und auf diesem Weg Ihr Projekt zu finanzieren.
