Comment rédiger une demande de soutien qui soit bien accueillie par les responsables des organisations donatrices ? Les listes de contrôle qui promettent précisément cela sont très populaires auprès des collecteurs de fonds et des ONG. La plupart sont toutefois inutilisables. Le caractère unique du projet, les exigences particulières et les thèmes prioritaires de la fondation ne sont pas suffisamment mis en valeur. Il est plus facile et plus ciblé de rédiger des demandes si vous respectez quelques principes de base et les appliquez à votre projet. Il en va de même pour les formulaires de demande en ligne, de plus en plus pertinents, qui comportent leurs propres défis.
Rédiger une demande de soutien financier – trois principes pour le dépôt d’une demande
Plutôt que d’éplucher sans esprit critique la table des matières prédéfinie d’une check-list, il est préférable de retenir quelques principes dans la communication avec les organisations donatrices et d’être au clair sur certaines pierres angulaires du projet. Quelle est la fonction d’une demande de soutien ? Quelles sont les exigences formelles à remplir lorsque vous rédigez une demande ? Quelles informations doivent figurer dans la demande pour que la fondation vous accorde un soutien financier ?
1. Sur la fonction de la demande de soutien : vendez bien votre projet
La première étape, et la plus importante, lors de la présentation d’une demande à une fondation : identifier soigneusement les donateurs auxquels on souhaite s’adresser et cerner leurs besoins réels. Quelle est l’activité de promotion exercée ? Celle-ci coïncide-t-elle avec le but de la fondation tel qu’il a été formulé ? Y a-t-il des priorités ? Quel est le montant distribué à un projet ? Quand ?
Conseil : dans le répertoire des fondations de StiftungSchweiz, vous recherchez de manière ciblée les fondations qui vous conviennent et obtenez en un coup d’œil les informations et les coordonnées les plus importantes. Il est toujours conseillé de téléphoner ou d’envoyer un e-mail avant de rédiger et d’envoyer la demande de soutien.Vous y obtiendrez les coordonnées nécessaires.
Ce processus consiste à rassembler des connaissances, à établir la confiance, à établir un contact et à convaincre les gens. Une demande de soutien est un processus en plusieurs étapes, qui commence par une recherche détaillée et se poursuit par un suivi si le contact est fructueux. Cela peut prendre du temps. Et peut-être que ça ne marchera qu’à la troisième fois. Soyez donc patient. « Prendre d’assaut » ne sert à rien. Prévoyez suffisamment de temps. Le financement d’un projet par le biais d’organisations donatrices peut prendre six mois entre la première demande et l’acceptation et la distribution des fonds.
2. Forme : sur max. 12 pages, on peut tout écrire dans une lettre à une fondation pour convaincre.
Certaines formalités sont standard lors de la rédaction d’une demande à des organisations donatrices. La page de garde et le résumé en font partie (par manque de temps, de nombreux promoteurs ne lisent d’abord que cette page). Les photos et les illustrations sont utiles, mais prennent de la place. La lettre à la fondation accompagnant les documents ne doit pas dépasser une page A4 et être plus qu’une note de transmission. Avec lui, vous créez un contact personnel. Choisissez toujours la voie définie et communiquée par la fondation pour la demande de soutien. Si un formulaire en ligne est proposé, vous devriez l’utiliser.
Conseil : faites une série de photos en annexe. Cela crée de l’espace et augmente l’attention..
3. Contenu d’une demande de soutien : le plus important est le Case et le budget
Vous devez toujours pouvoir faire passer ces deux éléments dans des formulaires prédéfinis. Le Case se compose de deux parties et doit également figurer, réduit à 7-9 lignes, dans la lettre d’accompagnement :
a) Une description simple et concise d’un problème ou d’un défi auquel vous êtes confronté, sa pertinence/importance et son urgence dans le temps. Car c’est de là que découle la nécessité d’agir.
Conseil : montrez ce qui se passerait si l’on ne faisait rien.
De la nécessité d’agir, vous déduisez l’objectif que vous voulez atteindre, le changement quantitatif et qualitatif d’une situation dans une certaine direction, et celui-ci conduit à son tour aux mesures, aux activités de votre projet, et aux moyens nécessaires pour y parvenir.
Conseil : identifiez clairement ces aspects dans votre demande et ne les mélangez pas. Ne soyez pas trop long et ne répétez pas les arguments.
b) Une présentation convaincante des compétences et de la crédibilité de votre organisation. Pourquoi votre organisation est-elle en mesure de mettre en œuvre ce projet et pourquoi la fondation devrait-elle lui accorder sa confiance ? La plupart du temps, cela est lié aux personnes qui travaillent pour l’organisation.
Conseil : présentez-les brièvement ! Et c’est vrai : les organisations connues ont la vie plus facile.
Bien sûr : parfois, on a de la chance et les contributions des organisations donatrices arrivent « comme ça ». Et parfois, cela ne fonctionne que grâce à de bonnes relations personnelles (ou malgré celles-ci, cela ne fonctionne pas).
Mais en règle générale, la collaboration avec les organisations donatrices exige un travail continu, systématique et minutieux. En tant que collecteur de fonds pour une fondation, c’est une chose que l’on doit volontiers assumer. Mais si cela fonctionne, cela peut déboucher sur des relations merveilleuses.
Indications et modèles pour les demandes émanant des fondations elles-mêmes
De nombreuses organisations donatrices proposent elles-mêmes des indications (parfois précises, parfois sommaires) sur la manière dont une demande doit être structurée et sur ce qu’elle doit contenir. Parfois, le site web des fondations propose également des modèles de demandes dont il faut tenir compte en tant que demandeur. Il va de soi que vous devriez avoir lu quelques demandes de soutien avant de vous lancer dans la rédaction de la vôtre. Ne restez cependant pas trop proche du texte d’exemple. Les promoteurs lisent chaque semaine les demandes de soutien et reconnaissent immédiatement les personnes qui copient ou qui n’utilisent pas leur propre langue et leur propre vocabulaire lors de la rédaction de la demande.
Faire une demande de soutien en ligne : le monde coloré des formulaires de demande
De nombreuses organisations donatrices acceptent les demandes par courrier électronique ou procèdent au moins à des clarifications préalables par ce biais. C’est une évolution bienvenue. En effet, cela permet à toutes les personnes concernées d’économiser du temps et de l’argent. Il y a quelques années encore, écrire des demandes par e-mail était considéré comme trop familier et peu sérieux.
De plus en plus d’organisations donatrices vont aujourd’hui encore plus loin : elles mettent en place un formulaire de demande en ligne sur leur site Internet. Il s’agit là aussi d’une évolution dans la bonne direction. Cela permet de structurer le contenu des demandes de fondations et de simplifier les processus.
Chaque organisation donatrice a sa propre conception de la demande de soutien sur le web
Le monde des formulaires de demande est encore très coloré. Chaque organisation donatrice a sa propre vision de la manière dont une demande de soutien doit être présentée. L’une se contente, outre les coordonnées, d’un résumé du contenu du projet en 1’000 caractères, l’autre demande des informations détaillées en plus de 20 positions ou plus. La structure thématique et la structure des formulaires, c’est-à-dire leur forme, sont également très variées, ce qui reflète les besoins et les exigences spécifiques à chaque secteur. Une fondation de recherche, par exemple, a besoin d’autres informations qu’une fondation de promotion culturelle. Enfin, ils doivent être remplis une fois directement en ligne et une autre fois en imprimant un PDF, en remplissant le formulaire à la main et en l’envoyant par la poste. Et les instructions ne sont pas toujours claires au premier coup d’œil pour les personnes extérieures.
Inconvénient des formulaires en ligne au lieu de rédiger des demandes : augmentation de la charge de travail
Aussi importants et utiles que soient ces formulaires de demande et ces modèles : si les organisations à but non lucratif doivent remplir au moins 30 formulaires de ce type pour une demande de soutien et qu’ils doivent à chaque fois préparer des informations de profondeur et de densité différentes, cela ne réduit pas la charge de travail, mais l’augmente. Et pas mal d’entre eux sont également dépassés par le contenu. C’est un peu le chat qui se mord la queue. Certains demandeurs souhaitent revenir au « bon vieux temps », où il suffisait d’écrire la même demande pour toutes les fondations et de l’envoyer à la poste.
Conseil : définir soigneusement la description du projet comme auparavant et la mettre par écrit (il existe des ateliers à cet effet). Puis, à partir de là, créer des modules de texte sur les thèmes les plus importants que les organisations donatrices demandent volontiers dans les formulaires. Les utiliser en conséquence si nécessaire. Ainsi, il n’est pas toujours nécessaire de tout recommencer. Avec 500 caractères par module, vous vous en sortez bien.
Normes pour la demande de soutien par formulaire sur le site web
Où ira-t-il ? Les demandes de soutien écrites envoyées par la poste et accompagnées d’un épais dossier de projet appartiendront au passé dans quelques années. Personne ne peut et ne veut plus se permettre de créer et de traiter de tels documents. D’un autre côté, la prolifération des formulaires de demande en ligne va également diminuer et des normes spécifiques à la branche vont s’imposer, ne serait-ce que pour des raisons de coûts.
Conclusion : les demandes de doutien au 21e siècle
Que ce soit en ligne ou hors ligne : même une demande de soutien parfaite à tous égards ne se transforme en une réponse positive que si vous écrivez aux bonnes organisations donatrices. Créez un réseau, établissez des contacts et soyez toujours au courant des développements dans le paysage des fondations et dans le monde de la philanthropie. Avec StiftungSchweiz, vous ne recherchez pas seulement de manière simple et efficace des organisations donatrices et des adresses adaptées à votre projet, mais le Hub de connaissances complet, le magazine en ligne The Philanthropist et les actualités régulières du monde de l’utilité publique vous fournissent des informations et des perspectives précieuses. Grâce à la plus grande plateforme de dons de Suisse, vous avez en outre la possibilité d’attirer l’attention de donateurs privés et d’entreprises et de financer ainsi votre projet.
