Beschäftigen Sie sich gerade (und seit Jahren) mit dem Thema Gesuchsmanagement-Tool? Haben Sie schon mehrere Tools und Tausende von investierten Franken hinter sich? Welcome to the club! Offenbar sind wir nicht die Einzigen auf dieser Odyssee – hier also einige Tipps, wie man Fallstricke vermeiden kann.
Angesichts von jährlich über 200 Gesuchen, von denen nur etwa 5% bewilligt werden, war für unsere Stiftung der Gedanke, die Bearbeitung der Anträge zentral abwickeln zu können, verführerisch. Verheissungsvoll lesen sich da die Werbeprospekte von Anbietern aus dem In- und Ausland. Doch die Auswahl des Tools und die Implementierung hat es in sich. Der wichtigste Tipp vorweg ist: Bloss keine vorschnellen Entscheidungen nach dem Motto «Augen zu und durch» oder «das ist ein bekannter Anbieter, das wird schon» – auch wenn der Kopf raucht.
Denn die grösste Herausforderung beim Transfer von off- zu online ist, dass man sich bei in Bezug auf Prozesse und Formulierung festlegen muss. Was bei einem Antragsformular im Word-Template schnell selbst geändert ist – z.B. wenn sich eine Frage als nicht präzise genug formuliert herausstellt – ist bei einer Softwarelösung nur bedingt möglich, da sonst Daten verloren gehen.
Tipp 1 – Intensive Vorbereitung
Schreiben Sie akribisch sämtliche internen Prozesse bei der Antragsbearbeitung auf, BEVOR Sie sich überhaupt Anbieter anschauen. Nur so können Sie die Angebote im Detail beurteilen, denn darauf kommt es wirklich an. Falls Sie noch kein Antragsformular haben, wird sehr viel Zeit auf die Formulierung der Fragen entfallen. Schauen Sie sich dazu diejenigen anderer Stiftungen in gleichen Bereichen an. Die besten Hinweise hierzu erhalten Sie von Projektpartnern, die unzählige Antragsformulare ausgefüllt haben. Leitfrage sollte sein: Ist diese Information für die Stiftung wirklich relevant? Vermeiden Sie ein «Ach, das nehme ich auch noch rein.» und versetzen Sie sich auch in die Lage der Antragsteller. Wir haben in stark vereinfachter Form die der Mercator Stiftung Schweiz übernommen ;).
Tipp 2 – Einbeziehung des Stiftungsrats
Standardisierte Fragen und Bewertungsindikatoren für das Tool festzulegen ist schwierig, wenn die Stiftung keine expliziten Förderkriterien hat und der Stiftungsrat frei über Anträge diskutiert. Viele Tools bieten Beurteilungskriterien an, was praktisch sein kann aber nur, wenn diese auch relevant sind. Ansonsten werden Sie später beim Ausfüllen unnützer Felder stöhnen. Die Einführung eines Tools kann eine Chance sein, mit dem Stiftungsrat einen Strategieprozess anzustossen. Die Herausarbeitung von roten Fäden in bislang geförderten Projekten ist dabei eine gute Diskussionsgrundlage und bringt oft überraschend Einheitliches zu Tage.
Tipp 3 – Offline testen mit Antragsstellern und Schulterblick bei Peers
Testen Sie das Antragsformular eine Weile unbedingt mit echten Anträgen bevor Sie es Ihrem Anbieter zur Programmierung weitergeben. Es hat bei uns noch einige Anpassungen in der Formulierung und Reihenfolge gegeben, da einige Fragen oft nicht die gewünschten Antworten gebracht haben. Später ist alles quasi in Stein gemeisselt. Sobald Sie selbst ein gutes Verständnis über Ihre Anforderungen haben, lohnt es, sich bei Stiftungskollegen bestehende Tools anzuschauen.
Viel Erfolg!
