Stellen Sie sich vor, Sie spenden. Erwarten Sie danach nicht auch mindestens ein Bestätigungs-E-Mail über Ihre getätigte Spende? Sie können aber noch einen Schritt weitergehen.
Dankesmails – der wichtigste Kontaktpunkt mit Spender:innen
E-Mails direkt nach der Spende sind für Spender:innen besonders relevant, denn genau dann ist ihr Interesse an der Organisation oder an Ihren Projekten besonders hoch. Das belegt auch die hohe Öffnungsrate, die teilweise bei über 70 Prozent liegt. Dieser Wert ist sehr viel besser als bei Newsletter-Versänden, wo durchschnittlich nur etwa 30 bis 40 Prozent der Newsletter-E-Mails geöffnet wird.
Aufwand für die Spender:innenbetreuung minimieren
Einen besseren Zeitpunkt als direkt nach der Spende gibt es also nicht. Das heisst: Das Dankesmail nach der Spende bietet viel Potenzial für Spender:innenbindung und weitere Massnahmen. Und das mit relativ kleinem Aufwand.
Spender:innen erwarten ein Dankesmail nach ihrer Spende. Sie möchten sofort und zuverlässig informiert werden und sicher sein, dass ihre Spende auch am richtigen Ort angekommen ist. Fehlt diese Kommunikation, könnte es zu Rückfragen kommen, was den Aufwand für die Spender:innenbetreuung erhöht und sich negativ auf die Vertrauensbildung auswirkt.
Hoher Personalisierungsgrad
Mit professionellen Tools speziell für E-Mail-Marketing lassen sich personalisierte Inhalte genau dann versenden, wenn Spender:innen diese erwarten – nach der Spende. Dabei sind die Inhalte der Dankesmails auf die Spender:innen bzw. auf ihre Spende angepasst. Spezifische Informationen und Details zur Spende zeigen den Empfänger:innen auf einen Blick, dass dies nicht einfach ein Newsletter ist, sondern ein persönliches Dankesmail.
Personalisierte Inhalte eines Dankesmails nach der Spende:
- Anrede
- Spendenhöhe
- Spendendatum
- Spendenintervall
- Zahlungsart
- Spendenzweck
- Grussformel ggf. projektbezogen
So kommt Ihr E-Mail an
Wie können Sie sicherstellen, dass die E-Mails auch bei den Empfänger:innen ankommen? Entscheidend ist, dass Ihre Dankesmails über einen sogenannten Whitelist-Server versendet werden. Wenn Sie spezialisierte Tools für den Versand verwenden, werden automatisch Server von dieser «Positivliste» genutzt und die Mails sind als sicher eingestuft
Läuft der Versand dagegen über einen Server, der nicht in der sogenannten Whitelist eingetragen ist und entsprechend nicht über eine gute Reputation verfügt, landen Ihre Dankesmails im Spam-Ordner.
Rechtlich absichern
Der Versand eines Dankesmails mit Spendenbestätigung direkt nach Spende ist ohne zusätzliche Einwilligung der Spender:innen gestattet. Für weitere E-Mail-Versände braucht es allerdings eine explizite Erlaubnis (Douple-Opt-in). Oftmals lässt sich diese Erlaubnis direkt im Spendenformular abfragen.
Entsprechend lohnt es sich, zwei Versionen des Dankesmails vorzubereiten: eine für Empfänger:innen mit und eine für solche ohne Double-Opt-in. Personen, die vor und während des Spendens nicht ihr Einverständnis für den Newsletterversand gegeben haben, könnten Sie neben dem Dank mit Spendenbestätigung am Ende des E-Mail dazu motivieren, sich zum Newsletter Ihrer Organisation anzumelden.
Aufbau eines Dankesmails
Falls das Spendensystem automatisierte Dankesmails versendet, so sind dies oft reine Textmails, die kurz und bündig die Spendeninformationen wie Spendenhöhe, Spendendatum, Spendenintervall, Zahlungsart und Spendenzweck zusammenfassen.
Es empfiehlt sich dann, von Organisationsseite eine weiteres Dankesmail – direkt nach der Spende – zu versenden. Mit diesem E-Mail im Look der Organisation haben Sie die Möglichkeit, spezifische und aktuelle Projektinformationen mitzusenden, was Sympathie schafft und das Vertrauen stärkt.
Ihr Dankesmail von Organisationsseite könnte wie folgt aufgebaut sein:
- Anrede
- Spendenhöhe
- Spendendatum
- Bedanken Sie sich bei den Spender:innen bereits im Betreff.
- Als Absender:in nennen Sie Ihren Namen sowie den Namen Ihrer Organisation. So sorgen Sie für Vertrauen durch Wiedererkennung.
- Begrüssen Sie die Spender:innen mit Namen.
- Bedanken Sie sich.
- Nennen Sie die Spendenhöhe und den Spendenzweck.
- Je nach Spendenzweck – gebunden oder nicht – stellen Sie unter diesen Basis-Informationen z. B. die geförderten Projekte noch einmal ansprechend dar. Damit bestärken Sie die Spender:innen in ihrer Entscheidung, und ihre Handlung bleibt ihnen in guter Erinnerung.
- Falls es im Sinne Ihrer Organisation ist, lässt sich diese Wirkung noch durch einen wiederholten persönlichen Dank durch den:die Ansprechpartner:in des Projekts verstärken.
- Weisen Sie im PS darauf hin, dass Spenden von der Steuer abzugsfähig sind, und erklären Sie, ab welchem Spendenbetrag eine Spendenbescheinigung am Jahresende ausgestellt wird.
- Nennen Sie Kontaktinformationen für allfällige Rückfragen zur Spende oder für andere Anliegen.
- Ggf. Hinweis zur Newsletteranmeldung
Durch zufriedene Spender:innen erreichen Sie eine bessere Spender:innenbindung. Nutzen Sie deshalb die vielfältigen Personalisierungsmöglichkeiten eines Dankesmails. Es ist einer der wichtigsten Kontaktpunkte mit Ihren Spender:innen und eine wertvolle Chance für weitere Spenden.
Kostenlose Arbeitshilfen: E-Mail-Vorlagen „Dankesmails nach der Spende“
Sie sind auf der Suche nach Inspiration für Ihre Dankesmails? Die folgenden 9 Vorlagen für Dankesmails nach der Spende helfen Ihnen, das Potenzial für Spender:innenbindung zu nutzen und das mit relativ kleinem Aufwand. Jetzt Formular ausfüllen und Vorlage kostenlos herunterladen!
