E-Mails gehören zu den grössten Zeitkillern. Führungskräfte erhalten heute rund 30’000 E-Mails pro Jahr, Tendenz steigend. Die E-Mail-Flut lässt sich kaum eindämmen.
Das Problem zu bekämpfen bringt nichts. Um den Ausgang aus der E-Mail-Tretmühle zu finden und gleichzeitig die Produktivität zu verbessern, gibt es nur eine Lösung. Etablieren Sie eine zuverlässige Systematik, um die Kontrolle über den Posteingang (wieder) zu übernehmen.
Probieren Sie die folgenden fünf Empfehlungen. Bei mir funktioniert’s.
- Lassen Sie sich unterwegs nicht von E-Mails ablenken. Löschen Sie Ihre Postfächer auf den Mobilgeräten!Kaum jemand kann die Neugier beim Aufblinken des Postfachsymbols auf dem Smartphone bezwingen. E-Mails werden beim Shopping, im Theater, beim Sport, am Esstisch, auf der Toilette, beim Aufstehen, beim Schlafgehen … gelesen.Ein schreckliches Verhalten, das absolut unnötig ist, denn kaum jemand ist nicht täglich auf dem Computer online.Wenn Sie die E-Mail-Postfächer auf den mobilen Geräten löschen, werden Sie ein anderer, gesünderer Mensch. Sie haben keinen Drang mehr, sofort antworten zu wollen. Niemand kann unterwegs mehr Ihre Gedanken in Geiselhaft nehmen. Sie verhalten sich nicht mehr respektlos gegenüber anderen Menschen und gegenüber sich selbst.
- Legen Sie bestimmte Zeiten für das Lesen, Beantworten und Löschen von E-Mails fest – für mich ideal gegen Ende des Tages. Auf jeden Fall nicht während der eigenen „Hochleistungszeit“. Verwalten Sie E-Mails ausserhalb Ihrer wertvollen, kreativen Stunden.
- Versuchen Sie eine Aufgabe nur einmal anzufassen. Richten Sie deshalb die Darstellung Ihres E-Mail-Programms so ein, dass Sie ohne Klick erkennen können, ob die Erledigung mehr als fünf Minuten benötigt.Falls weniger als fünf Minuten, sofort erledigen und E-Mail löschen. Erledigte E-Mails nie in der Inbox lassen! Alle E-Mails, die nicht in 5 Minuten bearbeitet werden können in Prioritäts- oder Wochen-und Tagesordner verschieben. Evtl. dem Sender mitteilen, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann.Dieses Vorgehen reduziert Belastung, da Sie nicht mehr daran denken müssen, und ist effizienter, da Sie dasselbe nicht nochmals lesen und beurteilen müssen.
- Bereinigen Sie auf jeden Fall am Ende des Arbeitstages Ihren Posteingang. Keine E-Mail darf unbeantwortet, resp. unbehandelt sein. Das beruhigt und Sie können sich danach auf wichtigere Dinge konzentrieren.Zudem helfen Sie anderen, weiterarbeiten zu können und Sie vergessen oder übersehen keine wichtigen Details, was zu mehr Vertrauen führt, weil Sie zuverlässig sind.
- Benutzen Sie den Posteingang nicht als Pendenzenliste. Sondern tragen Sie alle Aufgaben in den Kalender ein, oder benutzen Sie ein „richtiges“ Task Management-Tool. Forschungsergebnisse zeigen, dass erstens nur 41 % der Aufgaben auf Pendenzenlisten wirklich erledigt werden. Und zweitens führt die dauernde Betrachtung des Unerledigten zu Stress und sogar Schlafstörungen.
