Die Kunst der effektiven Anfrage

Das neue Gesuchs- und Fördermanagement von StiftungSchweiz bringt auch einen neuen Ansatz im Gesuchsaufbau mit sich. Im Mittelpunkt steht das neu konzipierte Datenfeld “Anfrage“, das eine präzise und effektive Kommunikation zwischen Förderorganisationen und Antragstellern massgeblich erleichtert und den Begleitbrief ohne Informationsverlust ersetzt. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Entwicklung des Ansatzes und verrät, wie eine gute Anfrage formuliert wird.

Gesuche an Förderstiftungen sind je nach empfangender Organisation unterschiedlich aufgebaut. Stellt die empfangende Organisation ein Antragsformular zur Verfügung, so ist den Anweisungen dort Folge zu leisten. Und: Auch das neue Gesuchs- und Fördermanagement unterstützt einen individuellen Gesuchsprozess, der auf einer Standardvorgehensweise aufsetzt. Aber der Reihe nach. 

Gesuchsformulare: Eine Reise durchs Labyrinth

Zusammen mit unserem Partner SwissFoundations haben wir über die vergangenen Monate unzählige Gesuchsformulare analysiert. Etwas zugespitzt kann man sagen: Was sie verbindet, ist ein Feld für die Adresse der Gesuchstellenden – der Rest des Formulars ist individuell gestaltet.

Doch bei näherer Betrachtung lassen sich die meisten Gesuche in drei Elemente gliedern: 

1. Informationen zur gesuchstellenden Organisation und der Ansprechperson, die für das Gesuch bzw. das spezifische Projekt kontaktiert werden soll. 
2. Informationen zum eigentlichen Vorhaben, für welches das Gesuch gestellt wird, zu seiner Anlage, Ausrichtung und erwünschten Wirkung ebenso wie zu den finanziellen Mitteln, die für die Umsetzung nötig sind.
3. Eine Reihe zusätzlicher Fragen, die von Stiftung zu Stiftung sehr unterschiedlich sein können, weil sie oft auf den spezifischen Stiftungszweck oder die unterstützten Förderschwerpunkte Bezug nehmen. 

Dieser dritte Teil ist auch im neuen Gesuchs- und Fördermanagement auf StiftungSchweiz frei gestaltbar. Förderorganisationen können, ausgehend von einem cleveren Template, weitere spezifische Fragen ergänzen, zusätzliche Dokumente einfordern oder die eingepflegten Standardfragen ihren Bedürfnissen anpassen.

Nur einmal erfasst, dafür aber richtig: das Projekt- und Organisationsprofil

Der Detailgrad, in dem Organisation und Projekt vorgestellt werden müssen, ist unterschiedlich – bei StiftungSchweiz setzen wir dabei auf die bereits erfassten Organisations- und Projektporträts auf, wobei viele Informationen freiwillig aber empfohlen sind. Es gilt: je verständlicher und vollständiger ein Projekt dargestellt werden kann, desto eher überzeugt es auch eine Förderorganisation. Je nach Grösse des Vorhabens ist auch ein detailliertes und nach Jahren und Kostenarten gegliedertes Budget ein Muss. 

Die einmalige Erfassung der Projektinformationen gewährleistet zudem Konsistenz über alle Förderanfragen hinweg. Das erleichtert nicht nur den Vergleich einzelner Anfragen, sondern auch die Zusammenarbeit unter Funders. Indem Projekte nicht auf den jeweiligen Funder “zurechtgebogen” werden, sind sie in ihrer wahren Natur erkennbar und wirken glaubwürdiger. Ein konsistentes Projektprofil bildet die Voraussetzung dafür, dass sich Funders zu einer Förderallianz zusammenschliessen und eine nachhaltige Finanzierung eines Vorhabens sicherstellen können. 

1. Das Organisationsporträt

Beim Organisationsporträt halten wir die Informationen kurz, da Details online einsehbar sind. Wir liefern aber eine Reihe wichtiger Due-Diligence-Signalen bereits mit, z.B. die von uns geprüfte Steuerbefreiung oder – in naher Zukunft – einen Badge für überprüfte und vollständige Daten.

2. Das Projektporträt

Hier erfasst eine Organisation die einzelnen Projekte – aktuelle wie auch vergangene (zum Stichwort “Track Record” siehe auch unseren Blog-Beitrag zur Förderchronik). Ein starkes Projektporträt überzeugt von einem konkreten Vorhaben, bringt also die unterschiedlichen Stärken zur Geltung. Grosse Projekte werden für ein wirkungsvolles Fundraising manchmal in einzelne sinnvolle Teilprojekte gegliedert.

Die Anfrage – ein kondensierter Begleitbrief

Vorneweg: Das Gesuchsmanagement auf StiftungSchweiz setzt auf präzise Anfragen statt auf obligatorische Begleitbriefe. Förderorganisationen, die weiterhin einen Begleitbrief wünschen, können einen solchen natürlich als Pflichtfeld hinzufügen. Wir empfehlen dies jedoch nicht – warum? Eine konzise Anfrage unterstützt die Bearbeitung eines Gesuchs weitaus stärker als ein ausschweifendes Begleitschreiben. Sie fungiert als “Deckblatt” eines Gesuches – und transportiert den inhaltlichen Kern, der bis anhin in einem guten Begleitschreiben steckte. 

Im Rahmen eines Gesuchs kam dem Begleitbrief darum eine zentrale Rolle zu: Er brachte das Vorhaben nochmals auf den Punkt, enthielt eine explizite Anfrage an die Förderorganisation und bezeichnete dabei auch den Fokus oder die Projektkomponente, auf welche sich die Anfrage bezog. In der Absicht, möglichst erfolgreich zu überzeugen und das Interesse des Funders zu wecken, wurde im Brief zudem dargelegt, welchen positiven Effekt eine Zusage für das Vorhaben und damit die angestrebte Wirkung hätte. Anders als der Projektbeschrieb wurde dieses Anschreiben zudem richtigerweise auf die angeschriebene Förderorganisation zugeschnitten. 

Mit Hilfe von Technologien wie ChatGPT können Begleitbriefe heute allerdings effizient und druckreif erstellt werden, was die Zukunft der Antragstellung prägt. Als Entscheidungsgrundlage für Funder rückt der Begleitbrief damit in Zukunft vermutlich in den Hintergrund (dies ist übrigens eine der Fragen, die wir in unserer Learning Journey zur künstlichen Intelligenz untersuchen möchten, siehe dazu den Blog-Post „Neue Spielregeln für die Philanthropie?“). Das ist in unseren Augen allerdings kein grosser Verlust. Denn die Kunst, einen guten Begleitbrief zu verfassen, hat oft wenig mit den Kompetenzen zu tun, die für eine erfolgreiche Projektdurchführung notwendig sind. 

Im Gesuchs- und Fördermanagement von StiftungSchweiz übernimmt die Anfrage diese Schlüsselrolle, weil sie quasi das „Deckblatt“ eines Gesuchs bildet.

Eine gute Anfrage schafft dabei das fast Unmögliche: sie verbindet eine Kürzestfassung des Vorhabens mit der konkreten Anfrage an die Förderorganisation und einer Aussage zur Auswirkung einer Zusage. Im Gegensatz zu ausufernden Briefen bringt sie also die Anfrage auf den Punkt. 

Im obigen Beispiel setzt sich die Anfrage also wie folgt zusammen: 

• Vorhaben: “Das Projekt „Grüne Oase“ revitalisiert urbane Grünflächen in Neuhausen.“ Diese auf den Punkt gebrachte Kürzestfassung des Projektbeschriebs ermöglicht der Geschäftsstelle und den beurteilenden Stiftungsrät:innen, das Projekt rasch in seinem Kern zu erfassen. 
• Ansprache und Anfrage: “Wir bitten die Ortsbürgergemeinde Schaffhausen speziell um die Finanzierung der pädagogischen Komponente dieses Vorhabens.” Durch diese Ergänzung wird klar, wieso die Stiftung angefragt wird und wofür deren Beitrag eingesetzt werden soll. Die gesuchstellende Organisation zeigt damit auch, dass Sie deren Mission kennt und verstanden hat. 
• Wirkung: “Eine Zusage würde es uns ermöglichen, das Bewusstsein für Umweltschutz in der Gemeinschaft zu stärken”. Der Abschluss bringt eine wirkungsorientierte Perspektive ins Spiel und stützt und ergänzt die bereits aufgebaute Motivation.

Ebenfalls zentral ist die Frage, ob ein Gesuch wirklich zur angefragten Förderorganisation passt – auch diese Frage wird oft im Begleitbrief abgearbeitet. Das Standard-Template des Gesuchsformulars auf stiftungschweiz.ch sieht deshalb eine Frage zur Passgenauigkeit vor, in welcher eine gesuchstellende Organisation entsprechend argumentieren kann. Und auch hier gilt: in der Kürze liegt die Würze.

Anfragen, die überzeugen: Best Practice Beispiele

Das neue Gesuchs- und Fördermanagement von StiftungSchweiz unterscheidet sich von traditionellen Gesuchssystemen durch diesen Fokus auf präzise und effektive Anfragen, die zum Schlüssel eines Gesuchs werden. Zusammen mit Expert:innen (und mit ein bisschen Unterstützung von generativer KI) haben wir eine Reihe von weiteren Best Practice Beispielen generiert, die eine Anfrage jeweils auf den Punkt bringen:

• Unser Angebot „Silver Surfers“ erleichtert älteren Menschen den Zugang zu moderner Technologie. Wir ersuchen die Stiftung Mercator Schweiz um Unterstützung für die wissenschaftliche Begleitung dieser Initiative. Mit Ihrer Hilfe können wir die Auswirkungen der Technologienutzung auf die Lebensqualität älterer Menschen besser verstehen.
• Die Initiative „Dorfmusikanten“ bietet kostenlose Musikworkshops für Kinder in ländlichen Gebieten. Für die Finanzierung des Vermittlungsprogramms wenden wir uns an die Schweizer Kulturstiftung Pro Helvetia. Ihr Beitrag ermöglicht es uns, Musikbildung einer breiteren Gemeinschaft zugänglich zu machen.
• Das Projekt „gsund und munter“ vermittelt Schulkindern Wissen über gesunde Lebensmittel. Wir bitten das Migros-Kulturprozent der Genossenschaft Migros Ostschweiz um spezielle Unterstützung für die Erstellung von Lehrmaterialien. Durch Ihre Unterstützung können wir Kinder nachhaltig für gesunde Ernährung begeistern.
• Das Kooperationsprojekt „ArtNet“ stärkt durch niederschwellige künstlerische Projekte das Gemeinschaftsgefühl. Wir möchten die Kunststiftung des Kantons Zug anfragen, das begleitende Artist-in-Residence-Programm zu finanzieren. Ihre Hilfe wird es uns ermöglichen, lokale Künstler direkt in die Gemeinschaftsprojekte einzubinden.
• Die Intiative “CultiVert” fördert umweltfreundliche Anbaumethoden. Wir bitten die Agrarstiftung „GreenGrow“ um spezifische Unterstützung für Feldversuche mit neuen, nachhaltigen Anbaumethoden. Ihre Hilfe ermöglicht es uns, zukunftsfähige Landwirtschaftspraktiken für junge Landwirt:innen in der Westschweiz zu entwickeln.
• Unser Projekt „CosmoKids“ will Astronomie-Workshops für Schulkinder anbieten. Für die Realisierung der mobilen Sternwarten bitten wir die Zürcher Kantonalbank um finanzielle Unterstützung. Ihr Beitrag ermöglicht es uns, die Faszination des Universums direkt in die Zürcher Schulen zu bringen.

Sind sie dabei? Das neue Gesuchs- und Fördermanagement kann von Förderorganisationen der Schweiz (oder mit Fokus Schweiz) ab sofort eingesetzt werden. Voraussetzung ist ein Zugang zu stiftungschweiz.ch auf der Partnerstufe. 

Wir bieten neu eine zweistündige „Gesuchswerkstatt“ in Form eines Webinars an. Dort begleiten wir Nonprofits im ersten Teil dabei, ihre Organisations- und Projektprofile überzeugend aufzubauen. Im zweiten Teil konzentrieren wir uns darauf, ihre Anträge schrittweise zu verfeinern, um deren Überzeugungskraft und Klarheit zu maximieren. Durch gezieltes Feedback arbeiten wir daran, dass die konkreten Anfragen begeistern und überzeugend wirken. Die Teilnehmerzahl ist für eine gute Interaktion pro Werkstatt auf 5 bis 8 teilnehmende Organisationen begrenzt.