Jetzt ist unser Gesuchs- und Fördermanagement komplett: Seit dem Blossom Burst Release steht das intuitive Entscheidungsmodul zur Verfügung. Damit können Stiftungsrät:innen oder andere Entscheider:innen die vorbereiteten Gesuche einsehen, kommentieren und beurteilen – und dies komplett digital.
Für das Entscheidungsmodul war uns wichtig, dass es eine vereinfachte Oberfläche besitzt, sodass alle Nutzer:innen – auch die, die stiftungschweiz.ch (noch) nicht täglich nutzen – damit schnell und effizient ihre Arbeit erledigen können. Daher werden im Modul selbst nur die Funktionen, die es für die Gesuchsbeurteilung braucht, angezeigt und auch die Registrierung der Entscheider:innen ist ganz einfach. Aber nicht nur für die Entscheider:innen haben wir die Nutzung so einfach wie möglich gestaltet, sondern auch für die Geschäftsstelle. Bevor die Entscheider:innen nämlich die Gesuche beurteilen können, muss die Geschäftsstelle bzw. die dafür zuständige Person im Stiftungsrat die Gesuche vorbereiten, die Entscheider:innen zum Modul hinzufügen und die Gesuche zustellen.
Gesuche vorbereiten
Entscheider:innen sehen im Entscheidungsmodul nicht alle Gesuche, die eingehen automatisch, sondern nur die Gesuche, die den Status „Beschlussfertig“ haben. Als Person, die das Gesuchs- und Fördermanagement verwaltet und auf stiftungschweiz.ch Administrator:in ist, müssen Sie allen Gesuchen, die beurteilt werden sollen, diesen Status geben. Sie können dies entweder direkt in der Gesuchsübersicht oder auch in der Detailansicht eines Gesuches. Mit Klick auf den aktuellen Status öffnet sich ein Dropdown mit allen verfügbaren Status und Sie können „Beschlussfertig“ anwählen.
Entscheider:innen hinzufügen
Wenn alle Gesuche bereit sind, müssen Sie den Entscheider:innen Zugang zum Entscheidungsmodul gewähren und sie darüber informieren, dass Gesuche zum Beurteilen vorliegen. Beides geht ganz einfach in der Gesuchsübersicht. Klicken Sie dafür auf „Entscheidungsmodul verwalten“.
Im sich öffnenden Popup geben Sie von allen Entscheider:innen den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse ein und fügen die Personen zu Ihrem Entscheidungsmodul mit Klick auf „Zur Liste hinzufügen“ hinzu. Sobald Sie alle Personen in der Liste erfasst haben, können Sie im Feld unter der Liste noch eine Nachricht an die Entscheider:innen verfassen. Diese wird in der automatischen E-Mail mit der Benachrichtigung, dass neue Gesuche zum Beurteilen vorliegen, sowie im Modul selbst den Entscheider:innen angezeigt. Sie können dann entweder an alle oder an einzelne Personen den „Magic-Link“ zu den Gesuchen sowie Ihre Nachricht senden. Mit dem „Magic-Link“ erhalten die Entscheider:innen beim ersten Mal nicht nur eine E-Mail mit dem direkten Link zu den zu beurteilenden Gesuchen und Ihre Nachricht, sondern sie erhalten auch eine E-Mail mit einem Link, um sich ein Passwort für stiftungschweiz.ch zu setzen. Sie müssen sich also nicht selbst registrieren, sondern müssen sich nur noch ein Passwort setzen.
Da häufig eine Person sowohl die Rolle Administrator:in wie auch Entscheider:in innehat, wird mit Klick auf „Magic-Link an alle Mitglieder senden“ auch eine E-Mail mit Link zu den Gesuchen an die Administrator:innen geschickt. So können sie gleichzeitig das Gesuchsmanagement verwalten und Gesuche beurteilen.
Gesuche beurteilen
Wenn Sie die E-Mail mit dem Zugangslink zu den Gesuchen Ihrer Organisation erhalten, klicken Sie auf den Button „Gesuche beurteilen“. So werden Sie direkt zum Entscheidungsmodul weitergeleitet. In der Übersicht werden Ihnen die Gesuche in drei Tabs angezeigt: Eingegangen, Bearbeitet und Archiv. Alle Gesuche in „Eingegangen“ können Sie nun beurteilen. Sie können entweder direkt in der Übersicht auf „Beurteilen“ klicken oder Sie öffnen die Detailansicht des Gesuchs mit Klick auf den Titel. Dort sehen Sie alle gemachten Angaben der Gesuchsstellenden sowie die Notizen und Empfehlung der Geschäftsstelle zu diesem Gesuch. Auch in der Detailansicht gibt es den Button „Beurteilen“. Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Popup, indem Sie Ihre Beurteilung (positiv/neutral/negativ) abgeben sowie eine Stellungnahme zu Ihrer Beurteilung verfassen können. Sobald Sie die Beurteilung abschicken, wird das Gesuch in „Bearbeitet“ verschoben. Beachten Sie, dass Sie dort alle Ihre Beurteilungen einsehen können, Sie können sie jedoch nicht mehr bearbeiten. Im Archiv werden Ihnen alle angenommenen und abgelehnten Gesuche angezeigt.
Entscheider:innen, die auch die restlichen Funktionen von StiftungSchweiz nutzen möchten, gelangen mit Klick auf „StiftungSchweiz“ rechts oben vom Entscheidungsmodul auf die Plattform. Wenn Sie auf der Plattform sind und zu Ihren zu beurteilenden Gesuchen möchten, klicken Sie auf den Menüpunkt „Gesuche“.
