Mit unserem neuesten Release „Solar Storm“ bringen wir frischen Wind und jede Menge Energie in die digitale Philanthropie. Ob übersichtlicheres Dashboard, cleveres Spendenhandling oder smartes Boardmanagement – wir haben zahlreiche Wünsche von Nutzer:innen umgesetzt und hilfreiche Neuerungen für Ihre tägliche Stiftungsarbeit entwickelt.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen alle Neuerungen vor mit kurzen How-Tos, wie Sie die neuen Funktionen direkt nutzen können.
Totale Übersicht auf einen Blick: Das neue Dashboard ist da!
Klarer, schlanker, relevanter – unser neu gestaltetes Dashboard bündelt alle wichtigen Informationen direkt beim Login. Sie sehen auf einen Blick, welche Auszeichnungen Ihre Organisation bereits erhalten hat und was Ihnen zur nächsten noch fehlt. Auch die neu verdienten Badges anderer Organisationen lassen sich nun leicht mitverfolgen. Die neuesten Beiträge, Kommentare und Veranstaltungen aus Ihren Netzwerken sind prominent platziert, sodass Sie keine Aktivität mehr verpassen. Zusätzlich erhalten Sie individuell auf Ihre Interessen zugeschnittene Empfehlungen – von öffentlichen Listen über relevante Blogartikel bis hin zu neuen Empowerment-Angeboten.
Jetzt ausprobieren: Zum neuen Dashboard
So einfach war Spenden noch nie: Automatische Bescheinigungen, Auslands- & Grossspenden
Unsere Plattform SpendenSchweiz hat ein starkes Upgrade erhalten mit Funktionen, die die Spendenabwicklung deutlich vereinfachen. Spender:innen erhalten ab sofort automatisch per E-Mail eine Spendenbescheinigung, sobald ihre Spende an Ihre Organisation überwiesen wurde ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Zudem können registrierte Spender:innen in ihrem Nutzerkonto eine Sammelbescheinigung für alle im laufenden Kalenderjahr über SpendenSchweiz getätigten Spenden als PDF einsehen, herunterladen und für die Steuererklärung verwenden.
Auch Grossspenden und Spenden aus dem Ausland lassen sich nun problemlos entgegennehmen. Möglich macht das die Integration von VERIFF, einem Verifizierungsdienst für Identitätsprüfungen, der eine sichere Abwicklung garantiert.
Sie möchten keine automatisierte Zustellung der Spendenbescheinigung durch StiftungSchweiz? Dann gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich auf stiftungschweiz.ch an
- Wählen Sie den Menüpunkt «Spenden > Bankinfo»
- Deaktivieren Sie den Schalter für das automatische Versenden der Spendenbescheinigung
Mehr Details erfahren Sie im Blogbeitrag zu den neuen Spenden-Funktionen.
Digitales Boardmanagement, das wirkt
Effizient, transparent und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt: Das integrierte Boardmanagement auf stiftungschweiz.ch unterstützt Stiftungsrät:innen und Vorstände in ihrer täglichen Arbeit. Das neue Tool vereint Terminplanung, Dokumentenablage und KI-gestützte Funktionen in einem praxisnahen Arbeitsbereich.
Im neuen Reiter „Termine“ können Sie Meetings, Meilensteine und Aufgaben direkt im Netzwerk planen und verwalten. Eine integrierte Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass keine wichtigen Termine übersehen werden. Für Online-Besprechungen steht ausserdem ein eingebautes Videokonferenz-Tool zur Verfügung, das die Koordination zusätzlich erleichtert.
Auch die Dokumentenablage ist nun zentral, übersichtlich strukturiert und mit Zugriffssteuerung ausgestattet. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle relevanten Unterlagen – sicher gespeichert und direkt im Kontext Ihres Netzwerks abrufbar.
Ein besonderes Highlight bildet die KI-gestützte Sitzungsorganisation. Der neue Assistent unterstützt Sie direkt im Arbeitsprozess, zum Beispiel bei der Vorbereitung von Sitzungen, bei der Formulierung von Traktanden oder der Auswertung umfangreicher Dossiers.
So nutzen Sie die neuen Boardmanagement-Funktionen:
Terminplanung:
1. Loggen Sie sich auf stiftungschweiz.ch ein
2. Öffnen Sie beim Menüpunkt «Netzwerk» das entsprechende Netzwerk
3. Erstellen Sie beim Reiter «Termine» einen neuen Termin. Wählen Sie den Titel, Typ (Meeting, Meilenstein, Aufgabe), Ort, Beschreibung, Datum und die Uhrzeit. Wenn Sie möchten, können Sie automatisch einen Link für eine Videokonferenz für das Meeting generieren und eine Erinnerung für alle Teilnehmenden einstellen.
4. Alle Mitglieder des Netzwerks werden automatisch über die Erstellung eines neuen Termins informiert.
5. Im Reiter „Termine“ sehen Sie alle Einträge auf einen Blick. Jedes Mitglied kann sich daraus direkt einen Kalendereintrag erstellen lassen.
Dokumentenablage:
1. Loggen Sie sich auf stiftungschweiz.ch ein
2. Öffnen Sie beim Menüpunkt «Netzwerk» das entsprechende Netzwerk
3. Gehen Sie zum Reiter «Dokumente»
4. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine Datei, einen Link oder einen neuen Ordner hochzuladen.
So erstellen Sie bei Bedarf Ihre eigene Ordnerstruktur
5. Alle Dokumente, die einem Post angehängt werden, sind auch automatisch im Reiter «Dokumente» ersichtlich und gesammelt.
KI-gestützte Sitzungsorganisation:
Im Reiter „KI-Assistent“ können Sie sich bei Ihrer Gremienarbeit direkt vom System unterstützen lassen. Der Assistent greift auf alle Posts und Dokumente im Netzwerk zu und hilft Ihnen beispielsweise, aus einem Dossier eine Empfehlung für Ihren Stiftungsrat zu formulieren.
So funktioniert’s:
1. Öffnen Sie den Reiter „KI-Assistent“ im gewünschten Netzwerk.
2. Beschreiben Sie im Feld „Stell mir eine Frage“ Ihre Aufgabe oder Fragestellung.
3. Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf das Senden-Symbol, um die Antwort zu erhalten.
Wenn Sie den KI-Assistenten in Ihrem Netzwerk nutzen möchten, kontaktieren Sie uns – wir schalten ihn gerne für Sie frei.
Mehr Details erfahren Sie im Blogbeitrag zum Boardmanagement.
Individuelle PDF-Exporte für Förderorganisationen
Wer Inhalte aus einem Gesuch exportieren möchte, hat neu deutlich mehr Möglichkeiten: Der PDF-Export lässt sich jetzt individuell anpassen. So können Sie als Admin oder Manager einer Förderorganisation bei jedem Export selbst entscheiden, welche Inhalte enthalten sein sollen.
Der Export ist nicht nur übersichtlicher aufgebaut, sondern auch klar gegliedert: Die Angaben zum Gesuch, zur Organisation und zum Projekt erscheinen nun zuerst, gefolgt – je nach Auswahl – von zusätzlichen Elementen wie Bewertungen, der Entscheidungshistorie oder der Gesuchschronik. So können Sie sich mit wenigen Klicks genau die Informationen zusammenstellen, die Sie für Ihre interne Arbeit oder die Sitzungsunterlagen benötigen.
So funktioniert der neue Export:
1. Öffnen Sie das gewünschte Gesuch.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Export“ und wählen Sie „Exportieren im PDF-Format“ aus dem Dropdown-Menü.
3. Im folgenden Dialog können Sie auswählen, welche Inhalte im Export enthalten sein sollen.
4. Zusätzlich können Sie optional folgende Abschnitte mit Aktivieren des entsprechenden Schalters einfügen (jeder erscheint auf einer neuen Seite).
5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf «Übermitteln» und das System erstellt automatisch ein übersichtliches PDF mit den gewählten Informationen.
Einheitliche Labels: Mehr Kontrolle über die Auswahl
Labels sind ein hilfreiches Werkzeug, um Gesuche thematisch zu strukturieren. Doch nicht jede Organisation möchte den Nutzer:innen freie Hand bei der Erstellung neuer Begriffe lassen. Ab sofort ist es möglich, eine feste Liste von Labels im Individualisierungsmodul (ab Partner Plus) zu hinterlegen inklusive der Option, das Erstellen neuer Labels vollständig zu deaktivieren.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, sehen Mitarbeitende beim Bearbeiten eines Gesuchs nur noch die vorgegebene Auswahl und können einzelne Labels durch Anklicken auswählen oder abwählen. Neu erstellte, abweichende Begriffe sind in diesem Fall nicht mehr möglich. Zusätzlich kann eine kurze Anleitung eingeblendet werden, und es lässt sich eine Mindestanzahl an Labels definieren, die ausgewählt werden müssen, bevor ein Gesuch weiterbearbeitet werden kann.
So bleibt Ihre interne Systematik klar und einheitlich und der Gesuchsprozess effizient und konsistent.
Mehr Überblick im Gesuchsmanagement: Anträge über verbundene Einheiten hinweg finden
Gerade bei komplexen Förderstrukturen mit mehreren internen Einheiten und Delegationen kann die gezielte Suche nach einem bestimmten Gesuch zur Herausforderung werden. Für unsere Power-User gibt es jetzt eine Lösung: Mit der neuen Suchfunktion können Gesuche organisationsübergreifend durchsucht werden – über alle zugehörigen internen Einheiten hinweg.
Bei der Suche lässt sich neu die Option „Zugehörige einschliessen“ aktivieren. Dadurch werden auch Gesuche angezeigt, die einer anderen Einheit derselben Hauptorganisation zugewiesen sind. Diese Anträge erscheinen sowohl in der Übersicht als auch in der Detailansicht, sind jedoch nicht bearbeitbar. Der Status kann also weder in der Übersicht noch im Detail geändert werden. Die zuständige Einheit wird bei jedem Gesuch klar ausgewiesen.
So behalten auch grössere Strukturen mit mehreren Förderbereichen und Partnern stets den Überblick, ohne die klare Zuständigkeit aus den Augen zu verlieren.
Neuer Projekte-Status „Scouting“ verfügbar
Mit dem aktuellen Release wird ein neuer Projektstatus eingeführt: Scouting. Dieser Status ergänzt die bestehenden Status-Optionen (Entwurf, Privat, Laufend, Abgeschlossen, Archiviert) und ist ausschließlich für Förderstiftungen sichtbar. Scouting-Projekte erscheinen nach laufenden und vor abgeschlossenen Projekten im Portrait sowie in der Förderchronik und der Gesuchschronik, jedoch nie für Gäste oder Nonprofits. Scouting-Projekte für Förderstiftungen auch über die globale Suche auffindbar und ermöglichen die aktiven Recherche nach Projekten durch Fördernde.
Restriktionen in der Suche
Neu können Nutzer:innen der Free-Stufe nur noch den Themenbereich-Filter sowie auf 10 Suchergebnisse pro Suche zugreifen. Gäste, also Nutzer:innen ohne Login, haben keinen Zugriff auf Filter. Die Textsuche ist weiterhin zugänglich für Free-Nutzer:innen und Gäste.
Wir möchten allen den Einstieg in die Stiftungsrecherche ermöglichen, zentrale Funktionen wie die Textsuche bleiben kostenlos. Da StiftungSchweiz kein gemeinnütziges Unternehmen ist, müssen wir gleichzeitig den laufenden Betrieb und die Weiterentwicklung der Plattform über faire Abo-Modelle finanzieren. Diese Balance ist notwendig, um Qualität und Unabhängigkeit langfristig zu sichern.
Ob für Ihre tägliche Arbeit, für Ihre Netzwerke oder Ihre Gremien: Unser Solar Storm Release bringt viele praktische Verbesserungen und wir arbeiten bereits am nächsten Schritt.
Bleiben Sie verbunden oder noch besser: melden Sie sich gleich an und testen Sie die neuen Funktionen selbst!
