Désormais, notre gestion des demandes et des subventions est complète : depuis la version Blossom Burst, le module de décision intuitif est disponible. Les membres du conseil de fondation ou d’autres décideurs peuvent ainsi consulter, commenter et évaluer les demandes préparées, et ce de manière entièrement numérique.
Pour le module de décision, il était important que l’interface soit simplifiée afin que tous les utilisateurs – même ceux qui n’utilisent pas (encore) stiftungschweiz.ch au quotidien – puissent effectuer leur travail rapidement et efficacement. C’est pourquoi le module lui-même n’affiche que les fonctions nécessaires à l’évaluation des demandes et l’enregistrement des décideurs est très simple. Nous avons rendu l’utilisation aussi simple que possible, non seulement pour les décideurs, mais aussi pour le bureau. En effet, avant que les décideurs puissent évaluer les demandes, le bureau ou la personne responsable au sein du conseil de la fondation doit préparer les demandes, ajouter les décideurs au module et envoyer les demandes.
Préparer les demandes
Les décideurs ne voient pas toutes les demandes reçues automatiquement dans le module de décision, mais uniquement les demandes qui ont le statut « prêt pour la décision ». En tant que personne qui gère les demandes et les subventions et qui est administrateur:in sur stiftungSchweiz.ch, vous devez donner ce statut à toutes les demandes qui doivent être évaluées. Vous pouvez le faire soit directement dans l’aperçu de la demande, soit dans la vue détaillée d’une demande. En cliquant sur le statut actuel, une liste déroulante s’ouvre avec tous les statuts disponibles et vous pouvez sélectionner « Prêt pour la décision ».
Ajouter des décideurs
Lorsque toutes les demandes sont prêtes, vous devez donner aux décideurs l’accès au module de décision et les informer que des demandes sont disponibles pour évaluation. Les deux sont faciles à réaliser dans l’aperçu des demandes. Pour ce faire, cliquez sur « Gérer le module de décision ».
Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, saisissez le prénom, le nom et l’adresse e-mail de tous les décideurs et ajoutez les personnes à votre module de décision en cliquant sur « Ajouter à la liste ». Une fois que vous avez saisi toutes les personnes dans la liste, vous pouvez rédiger un message pour les décideurs dans le champ situé sous la liste. Cette information est affichée dans l’e-mail automatique informant les décideurs de l’existence de nouvelles demandes à évaluer, ainsi que dans le module lui-même. Vous pouvez alors envoyer le « lien magique » vers les demandes ainsi que votre message à toutes les personnes ou à certaines d’entre elles. Avec le « Magic-Link », les décideurs reçoivent la première fois non seulement un e-mail avec un lien direct vers les demandes à évaluer et votre message, mais ils reçoivent également un e-mail avec un lien pour définir un mot de passe pour stiftungschweiz.ch. Vous n’avez donc pas besoin de vous inscrire vous-même, il vous suffit de définir un mot de passe.
Comme il arrive souvent qu’une personne assume à la fois le rôle d’administrateur et de décideur, le fait de cliquer sur « Envoyer le lien magique à tous les membres » envoie également un e-mail avec un lien vers les demandes aux administrateurs. Ils peuvent ainsi à la fois gérer les demandes et les évaluer.
Évaluer les demandes
Lorsque vous recevez l’e-mail contenant le lien d’accès aux demandes de votre organisation, cliquez sur le bouton « Évaluer les demandes ». Vous serez ainsi directement redirigé vers le module de décision. Dans l’aperçu, les demandes sont affichées dans trois onglets : Reçues, Traitées et Archives. Vous pouvez maintenant évaluer toutes les demandes dans « Reçues ». Vous pouvez soit cliquer directement sur « Évaluer » dans l’aperçu, soit ouvrir la vue détaillée de la demande en cliquant sur son titre. Vous y verrez toutes les informations fournies par les demandeurs ainsi que les notes et recommandations du secrétariat concernant cette demande. Il existe également un bouton « Évaluer » dans la vue détaillée. Si vous cliquez dessus, une fenêtre pop-up s’ouvre dans laquelle vous pouvez donner votre évaluation (positive/neutre/négative) et rédiger un commentaire sur votre évaluation. Dès que vous envoyez l’évaluation, la demande est déplacée dans « Traitée ». Notez que vous pouvez y consulter toutes vos évaluations, mais que vous ne pouvez plus les modifier. Dans les archives, vous pouvez consulter toutes les demandes acceptées et refusées.
Les décideurs qui souhaitent également utiliser les autres fonctions de la StiftungSchweiz peuvent accéder à la plateforme en cliquant sur « StiftungSchweiz » en haut à droite du module de décision. Lorsque vous êtes sur la plateforme et que vous souhaitez accéder à vos demandes à évaluer, cliquez sur l’option de menu « Demandes ».
