Avec notre dernière version « Solar Storm », nous apportons un vent de fraîcheur et beaucoup d’énergie à la philanthropie digitale. Qu’il s’agisse d’un dashboard plus clair, d’une gestion intelligente des dons ou d’une gestion intelligente des conseils de fondations, nous avons pris en compte les nombreuses demandes des utilisateur·trice·s et développé des nouveautés utiles pour votre travail quotidien de fondation.
Dans cet article de blog, nous vous présentons toutes les nouveautés avec de brefs tutoriels sur la manière d’utiliser directement ces nouvelles fonctionnalités.
Un aperçu clair : Le nouveau dashboard est arrivé !
Plus clair, plus épuré, plus pertinent – notre dashboard revisité regroupe toutes les informations importantes dès la connexion. Vous pouvez voir en un coup d’œil les récompenses que votre organisation a déjà reçues et ce qu’il vous reste à faire pour obtenir la prochaine. Vous pouvez également suivre facilement les badges nouvellement gagnés par d’autres organisations. Les derniers messages, commentaires et événements de vos réseaux sont placés bien en vue, de sorte que vous ne manquerez plus aucune activité. De plus, vous recevez des recommandations personnalisées en fonction de vos intérêts, qu’il s’agisse de listes publiques, d’articles de blog pertinents ou de nouvelles formations.
Essayez-le maintenant : Accéder au nouveau dashboard
Faire un don n’a jamais été aussi simple : attestations automatiques, dons de l’étranger & dons importants
Notre plateforme SpendenSchweiz a été mise à jour avec des fonctions qui simplifient considérablement le traitement des dons. Dès maintenant, les donateur·trice·s reçoivent automatiquement une attestation de don par e-mail dès que leur don a été versé à votre organisation – sans effort supplémentaire de votre part. De plus, les donateur·trice·s enregistré·e·s peuvent consulter dans leur compte utilisateur une attestation collective au format PDF pour tous les dons effectués via SpendenSchweiz durant l’année civile en cours, la télécharger et l’utiliser pour la déclaration d’impôts.
Les dons importants et les dons en provenance de l’étranger peuvent désormais être acceptés sans problème. Cela est possible grâce à l’intégration de VERIFF, un service de vérification de l’identité qui garantit un traitement sécurisé.
Vous ne souhaitez pas recevoir automatiquement votre attestation de don par StiftungSchweiz? Dans ce cas, procédez comme suit :
- Inscrivez-vous sur stiftungschweiz.ch
- Choisissez l’option de menu « Donations > Infos bancaires ».
- Désactivez le bouton d’envoi automatique d’attestations fiscales.
Pour plus de détails, consultez l’article de blog sur les nouvelles fonctionnalités de don.
Une gestion digitale des conseils de fondations qui fonctionne
Efficace, transparent et adapté à vos besoins : la gestion intégrée du conseil sur stiftungschweiz.ch soutient les membres des conseils de fondation et des comités dans leur travail quotidien. Le nouvel outil réunit la planification des rendez-vous, le classement des documents et des fonctions basées sur l’intelligence artificielle dans un espace de travail pratique.
Le nouvel onglet « Événements » vous permet de planifier et de gérer des réunions, des jalons et des tâches directement sur le réseau. Une fonction de rappel intégrée permet de ne pas oublier de rendez-vous importants. Pour les réunions en ligne, un outil de vidéoconférence intégré est également disponible, ce qui facilite encore la coordination.
Le stockage des documents est également centralisé, clairement structuré et doté d’un contrôle d’accès. Vous gardez ainsi à tout moment une vue d’ensemble de tous les documents pertinents – stockés en toute sécurité et directement accessibles dans le contexte de votre réseau.
L’organisation de réunions assistée par IA constitue un point fort particulier. Le nouvel assistant vous assiste directement dans le processus de travail, par exemple lors de la préparation des réunions, de la formulation des points à l’ordre du jour ou de l’évaluation de dossiers volumineux.
Comment utiliser les nouvelles fonctionnalités du conseil :
Planification des rendez-vous :
1. Connectez-vous à stiftungschweiz.ch
2. Dans le menu « Réseau », ouvrez le réseau correspondant
3. Créez un nouvel événement sous l’onglet « Événement ». Choisissez le titre, le type (réunion, jalon, tâche), le lieu, la description, la date et l’heure. Si vous le souhaitez, vous pouvez générer automatiquement un lien de visioconférence pour la réunion et définir un rappel pour tous les participant·e·s.
4. Tous les membres du réseau sont automatiquement informés de la création d’un nouvel évènement.
5. Dans l’onglet « Événement », vous voyez toutes les entrées en un coup d’œil. Chaque membre peut en tirer directement une entrée de calendrier.
Stockage des documents :
1. Connectez-vous à stiftungschweiz.ch
2. Dans le menu « Réseau », ouvrez le réseau correspondant
3. Allez dans l’onglet « Documents »
4. Cliquez sur « Ajouter » pour télécharger un fichier, un lien ou un nouveau dossier.
Pour créer votre propre structure de dossiers si nécessaire
5. Tous les documents joints à un message sont aussi automatiquement visibles et rassemblés dans l’onglet « Documents ».
Organisation de réunions assistée par l’IA :
Dans l’onglet « Assistant IA », vous pouvez demander au système de vous assister directement dans votre travail de comité. L’assistant accède à tous les posts et documents du réseau et vous aide par exemple à formuler une recommandation pour votre conseil de fondation à partir d’un dossier.
Voici comment cela fonctionne :
1. Ouvrez l’onglet « Assistant IA » dans le réseau souhaité.
2. Dans le champ « Posez-moi une question », décrivez votre tâche ou votre question.
3. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur l’icône Envoyer pour obtenir la réponse.
Si vous souhaitez utiliser l’assistant IA dans votre réseau, contactez-nous – nous serons ravis de l’activer pour vous.
Pour plus de détails, consultez l’article de blog sur la gesion de conseils.
Exportations PDF personnalisées pour les organisation donatrices
Les personnes souhaitant exporter le contenu d’une demande ont désormais beaucoup plus de possibilités : l’exportation PDF peut désormais être personnalisée. Ainsi, en tant qu’administrateur·trice ou gestionnaire d’une organisation donatrice, vous pouvez décider vous-même du contenu à inclure dans chaque exportation.
L’exportation n’est pas seulement structurée de manière plus claire, elle est aussi clairement organisée : les informations relatives à la demande, à l’organisation et au projet apparaissent désormais en premier, suivies – selon votre sélection – d’éléments supplémentaires tels que les évaluations, l’historique des décisions ou la chronique des demandes. Vous pouvez ainsi rassembler en quelques clics exactement les informations dont vous avez besoin pour votre travail interne ou pour les documents de réunion.
Voici comment fonctionne la nouvelle exportation :
1. Ouvrez la demande souhaitée.
2. Cliquez sur « Exporter » en haut à droite et sélectionnez « Exporter au format PDF » dans le menu déroulant.
3. Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez sélectionner les contenus à inclure dans l’exportation.
4. En outre, vous pouvez éventuellement insérer les sections suivantes en activant le bouton correspondant (chacune apparaîtra sur une nouvelle page).
5. Confirmez votre sélection en cliquant sur « Transmettre » et le système créera automatiquement un PDF clair avec les informations sélectionnées.
Labels uniformes : un meilleur contrôle de la sélection
Les labels sont un outil utile pour structurer les recherches par thème. Cependant, toutes les organisations ne souhaitent pas laisser les utilisateur·trice·s libres de créer de nouveaux labels. Il est désormais possible d’enregistrer une liste fixe de labels dans le module de personnalisation (à partir de Partner Plus), y compris l’option de désactiver complètement la création de nouveaux labels.
Si ce paramètre est activé, les collaborateur·trice·s ne voient plus que la sélection prédéfinie lorsqu’ils éditent une demande et peuvent sélectionner ou désélectionner des libellés individuels en cliquant dessus. Dans ce cas, il n’est plus possible de créer de nouveaux libellés différents. En outre, il est possible d’afficher de brèves instructions et de définir un nombre minimum de labels à sélectionner avant de pouvoir poursuivre le traitement d’une demande.
Ainsi, votre système interne reste clair et cohérent et le processus de demande efficace et cohérent.
Une meilleure vue d’ensemble de la gestion des demandes : trouver les demandes à travers les unités affiliées
Dans les structures de financement complexes, avec plusieurs unités internes et délégations, la recherche ciblée d’une demande spécifique peut devenir un défi. La nouvelle fonction de recherche permet d’effectuer des recherches dans toutes les unités internes.
Lors de la recherche, il est désormais possible d’activer l’option « Inclure les affiliés ». Cela permet d’afficher les demandes affectées à une autre unité de la même organisation principale. Ces demandes apparaissent à la fois dans la vue d’ensemble et dans la vue détaillée, mais ne peuvent pas être modifiées. Leur statut ne peut donc pas être modifié, ni dans l’aperçu ni dans le détail. L’unité responsable est clairement indiquée pour chaque demande.
Ainsi, même les structures les plus grandes, avec plusieurs domaines de financement et partenaires, gardent toujours une vue d’ensemble, sans perdre de vue les responsabilités claires.
Nouveau statut de projet « Scouting » disponible
La version actuelle introduit un nouveau statut de projet : Scouting. Ce statut complète les options de statut existantes (Projet, Privé, En cours, Terminé, Archivé) et n’est visible que pour les fondations donatrices. Les projets scouting apparaissent après les projets en cours et avant les projets terminés sur le portrait ainsi que dans l’historique des soutiens et l’historique des demandes, mais jamais pour les invités ou les Nonprofits. Les projets scouting peuvent également être trouvés par les fondations donatrices via la recherche globale et permettent aux donateur·trice·s de rechercher activement des projets.
Restrictions dans la recherche
Désormais, les utilisateur·trice·s avec l’accès Free n’ont accès qu’au filtre des domaines thématiques et à 10 résultats de recherche par recherche. Les invité·e·s, c’est-à-dire les utilisateur·trice·s qui ne sont pas connectés, n’ont pas accès aux filtres. La recherche de texte est toujours accessible aux utilisateur·trice·s gratuits et aux invité·e·s.
Nous souhaitons permettre à tous d’accéder à la recherche sur les fondations, les fonctions centrales telles que la recherche de textes restant gratuites. Comme StiftungSchweiz n’est pas une entreprise à but non lucratif, nous devons en même temps financer l’exploitation courante et le développement de la plateforme par des modèles d’abonnement équitables. Cet équilibre est nécessaire pour garantir la qualité et l’indépendance à long terme.
Que ce soit pour votre travail quotidien, pour vos réseaux ou pour vos comités : Notre version de Solar Storm apporte de nombreuses améliorations pratiques et nous travaillons déjà sur la prochaine étape.
Restez connecté·e ou, mieux encore, inscrivez-vous dès maintenant et testez les nouvelles fonctionnalités par vous-même!
