L’art de la demande efficace

La nouvelle gestion des requêtes et des encouragements de la FondationSuisse implique également une nouvelle approche dans la construction des requêtes. L’accent est mis sur le nouveau champ de données « demande », qui facilite considérablement une communication précise et efficace entre les organismes de financement et les demandeurs et remplace la lettre d’accompagnement sans perte d’informations. Cet article de blog met en lumière le développement de cette approche et révèle comment formuler une bonne demande.

Les demandes adressées aux fondations donatrices sont structurées différemment selon l’organisation qui les reçoit. Si l’organisation d’accueil met à disposition un formulaire de demande, il convient de suivre les instructions qui y figurent. Et : la nouvelle gestion des demandes et des subventions soutient également un processus de demande individuel qui s’appuie sur une procédure standard. Mais reprenons les choses dans l’ordre.

Formulaires de demande d’aide : Un voyage dans le labyrinthe

Avec notre partenaire SwissFoundations, nous avons analysé d’innombrables formulaires de demande au cours des derniers mois. En forçant un peu le trait, on peut dire que ce qui les relie, c’est un champ pour l’adresse du requérant – le reste du formulaire est conçu individuellement.

Mais en y regardant de plus près, la plupart des demandes peuvent être divisées en trois éléments :

1. des informations sur l’organisation requérante et la personne de contact à contacter pour la demande ou le projet spécifique
2. des informations sur le projet pour lequel la demande est déposée, sur sa conception, son orientation et ses effets souhaités, ainsi que sur les moyens financiers nécessaires à sa réalisation.
3. une série de questions supplémentaires qui peuvent varier considérablement d’une fondation à l’autre, car elles se réfèrent souvent à l’objectif spécifique de la fondation ou aux domaines prioritaires soutenus.

Cette troisième partie est également librement modulable dans la nouvelle gestion des demandes et des subventions sur StiftungSchweiz. Les organismes de financement peuvent, à partir d’un modèle astucieux, ajouter d’autres questions spécifiques, demander des documents supplémentaires ou adapter à leurs besoins les questions standard qui ont été introduites.

Saisi une seule fois, mais correctement : le profil du projet et de l’organisation

Le degré de détail avec lequel l’organisation et le projet doivent être présentés varie – à la StiftungSchweiz, nous nous basons sur les portraits d’organisations et de projets déjà saisis, de nombreuses informations étant facultatives mais recommandées. Le principe est le suivant : plus un projet peut être présenté de manière compréhensible et complète, plus il a de chances de convaincre un organisme de financement. Selon l’ampleur du projet, un budget détaillé et ventilé par année et par type de coûts est également un must.

La saisie unique des informations relatives au projet garantit en outre la cohérence entre toutes les demandes de subvention. Cela facilite non seulement la comparaison des différentes demandes, mais aussi la collaboration entre les chercheurs. En évitant de « modeler » les projets en fonction de leur auteur, ils sont reconnaissables dans leur véritable nature et paraissent plus crédibles. Un profil de projet cohérent constitue la condition préalable pour que les bailleurs de fonds puissent se regrouper en une alliance de soutien et assurer le financement durable d’un projet.

1. le portrait de l’organisation

En ce qui concerne le portrait de l’organisation, nous avons choisi d’être brefs, car les détails peuvent être consultés en ligne. Mais nous fournissons déjà un certain nombre de signaux de due diligence importants, par exemple l’exonération fiscale que nous avons vérifiée ou – dans un avenir proche – un badge pour des données vérifiées et complètes.

2. le portrait du projet

Ici, une organisation enregistre les différents projets – actuels et passés (pour le mot-clé « track record », voir aussi notre article de blog sur la chronique des subventions). Un portrait de projet fort convainc d’un projet concret, il met donc en valeur les différents points forts. Pour une collecte de fonds efficace, les grands projets sont parfois divisés en différents sous-projets utiles.

La demande – une lettre d’accompagnement condensée

Avant toute chose : la gestion des demandes sur StiftungSchweiz mise sur des demandes précises plutôt que sur des lettres d’accompagnement obligatoires. Les organismes de financement qui souhaitent continuer à recevoir une lettre d’accompagnement peuvent bien sûr en ajouter une comme champ obligatoire. Nous ne le recommandons cependant pas – pourquoi ? Une demande concise soutient bien plus le traitement d’une requête qu’une lettre d’accompagnement prolixe. Elle fait office de « page de garde » d’une demande – et véhicule l’essentiel du contenu qui se trouvait jusqu’à présent dans une bonne lettre d’accompagnement.

Dans le cadre d’une requête, la lettre d’accompagnement jouait donc un rôle central : elle présentait une nouvelle fois le projet, contenait une demande explicite à l’organisme de financement et indiquait également l’axe ou la composante du projet sur lequel portait la demande. Dans l’intention de convaincre avec le plus de succès possible et d’éveiller l’intérêt du bailleur de fonds, la lettre expliquait en outre l’effet positif qu’aurait un engagement sur le projet et donc sur l’effet recherché. Contrairement à la description du projet, cette lettre a en outre été adaptée à juste titre à l’organisation de soutien contactée.

Cependant, grâce à des technologies telles que ChatGPT, les lettres d’accompagnement peuvent aujourd’hui être créées efficacement et être prêtes à être imprimées, ce qui façonne l’avenir de la soumission des demandes. En tant que base de décision pour les fondateurs, la lettre d’accompagnement passera donc probablement au second plan à l’avenir (c’est d’ailleurs l’une des questions que nous souhaitons examiner dans notre Learning Journey sur l’intelligence artificielle, voir à ce sujet le billet de blog « Nouvelles règles du jeu pour la philanthropie ?) Ce n’est toutefois pas une grande perte à nos yeux. En effet, l’art de rédiger une bonne lettre d’accompagnement n’a souvent pas grand-chose à voir avec les compétences nécessaires pour mener à bien un projet.

Dans la gestion des demandes et des encouragements de la StiftungSchweiz, la demande joue ce rôle clé, car elle constitue quasiment la « page de garde » d’une demande.

Une bonne demande réussit presque l’impossible : elle associe un résumé du projet à une demande concrète adressée à l’organisme de financement et à une déclaration sur l’impact d’un engagement. Contrairement aux lettres qui s’étendent, elle va donc droit au but.

Dans l’exemple ci-dessus, la demande se compose donc comme suit :

• Projet: « Le projet « Grüne Oase » revitalise des espaces verts urbains à Neuhausen ». Cette version abrégée de la description du projet permet au bureau et aux membres du conseil de la fondation chargés de l’évaluation de saisir rapidement l’essence du projet.
• Discours et demande: « Nous demandons spécialement à la bourgeoisie locale de Schaffhouse de financer la composante pédagogique de ce projet ». Ce complément permet de comprendre pourquoi la fondation est sollicitée et à quoi sa contribution doit servir. L’organisation demandeuse montre ainsi qu’elle connaît et comprend sa mission.
• Impact: « Un engagement nous permettrait de renforcer la sensibilisation à la protection de l’environnement au sein de la communauté ». La conclusion apporte une perspective axée sur les résultats et soutient et complète la motivation déjà construite.

La question de savoir si une demande correspond vraiment à l’organisation de soutien sollicitée est également centrale – cette question est également souvent traitée dans la lettre d’accompagnement. Le modèle standard du formulaire de demande sur stiftungschweiz.ch prévoit donc une question sur l’adéquation, dans laquelle une organisation requérante peut argumenter en conséquence. Là encore, la brièveté est la clé de la réussite.

Des demandes qui convainquent : exemples de bonnes pratiques

La nouvelle gestion des demandes et des subventions de la StiftungSchweiz se distingue des systèmes de demandes traditionnels par cette focalisation sur des demandes précises et efficaces, qui deviennent la clé d’une demande. En collaboration avec des experts (et avec un peu d’aide de l’IA générative), nous avons généré une série d’autres exemples de bonnes pratiques qui répondent à une demande précise :

• Notre offre « Silver Surfers » facilite l’accès des personnes âgées à la technologie moderne. Nous sollicitons le soutien de la Fondation Mercator Suisse pour l’accompagnement scientifique de cette initiative. Grâce à votre aide, nous pouvons mieux comprendre l’impact de l’utilisation des technologies sur la qualité de vie des personnes âgées.
• L’initiative « Dorfmusikanten » propose des ateliers de musique gratuits aux enfants des zones rurales. Pour le financement du programme de médiation, nous nous adressons à la Fondation suisse pour la culture Pro Helvetia. Votre contribution nous permet de rendre l’éducation musicale accessible à une communauté plus large.
• Le projet « gsund und munter » transmet aux écoliers des connaissances sur les aliments sains. Nous demandons au Pour-cent culturel Migros de la coopérative Migros Suisse orientale un soutien spécial pour la création de matériel pédagogique. Grâce à votre soutien, nous pouvons susciter durablement l’intérêt des enfants pour une alimentation saine.
• Le projet de coopération « ArtNet » renforce le sentiment de communauté grâce à des projets artistiques à bas seuil. Nous aimerions demander à la Kunststiftung du canton de Zoug de financer le programme d’accompagnement Artist-in-Residence. Votre aide nous permettra d’impliquer directement des artistes locaux dans les projets communautaires.
• L’initiative « CultiVert » promeut des méthodes de culture respectueuses de l’environnement. Nous demandons à la fondation agricole « GreenGrow » un soutien spécifique pour des essais sur le terrain de nouvelles méthodes de culture durables. Votre aide nous permet de développer des pratiques agricoles viables pour les jeunes agriculteurs de Suisse romande.
• Notre projet « CosmoKids » vise à proposer des ateliers d’astronomie aux écoliers. Pour la réalisation des observatoires mobiles, nous sollicitons le soutien financier de la Banque cantonale de Zurich. Votre contribution nous permet d’apporter la fascination de l’univers directement dans les écoles zurichoises.

Ils sont partants ? La nouvelle gestion des requêtes et des subventions peut être utilisée dès maintenant par les organisations de promotion de la Suisse (ou qui se concentrent sur la Suisse). La condition préalable est un accès à stiftungschweiz.ch au niveau du partenaire.

Nous proposons désormais un « atelier des demandes » de deux heures sous la forme d’un webinaire. Dans la première partie, nous accompagnons les organisations à but non lucratif dans la mise en place de leurs profils d’organisation et de projet de manière convaincante. Dans la deuxième partie, nous nous concentrons sur l’affinement progressif de leurs demandes afin de maximiser leur force de persuasion et leur clarté. Grâce à un feedback ciblé, nous travaillons à ce que les demandes concrètes soient enthousiasmantes et convaincantes. Pour une bonne interaction, le nombre de participants est limité à 5 à 8 organisations participantes par atelier.