Sur le terrain<\/h2>\n\n\n\n
Joachim Eder, pr\u00e9sident du conseil de \u00abH\u00fcrlimann-Wyss Stiftung\u00bb, et Brigitta K\u00fchn, conseill\u00e8re ex\u00e9cutive de la fondation, partagent dans un entretien avec StiftungSchweiz leurs premi\u00e8res exp\u00e9riences avec la gestion digitale des demandes. Tous deux consid\u00e8rent cet outil comme une \u00e9tape importante vers la modernisation de leur fondation et en attendent un net gain d’efficacit\u00e9 dans le traitement des demandes.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
Quelles ont \u00e9t\u00e9 les principales raisons du passage d’un outil analogique \u00e0 un outil digital de gestion des demandes ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>, pr\u00e9sident du conseil de fondation : On parle partout de digitalisation. En tant que fondation, nous ne voulions pas \u00eatre en reste. L’approche de StiftungSchweiz, que Stefan Sch\u00f6bi nous a pr\u00e9sent\u00e9e dans le cadre d’une r\u00e9union du conseil de fondation, nous a convaincus – et l’offre \u00e9galement.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n Quelles difficult\u00e9s avez-vous rencontr\u00e9es avec la gestion des demandes sous forme analogique ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Brigitta K\u00fchn<\/strong>, conseill\u00e8re ex\u00e9cutive de la fondation : Je n’ai eu aucun probl\u00e8me avec la gestion analogique des demandes. C’est la routine depuis 20 ans ! Ce qui compliquait les choses, c’est que les demandes devaient \u00eatre d\u00e9pos\u00e9es au m\u00eame endroit pendant une semaine pour \u00eatre examin\u00e9es par les diff\u00e9rents membres du conseil de fondation.<\/p>\n\n\n\n Comment l’outil de gestion des demandes modifie-t-il le processus de demande pour votre fondation ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>: Il facilite l’ensemble du processus et r\u00e9pond \u00e9galement \u00e0 des questions importantes pour nous de la part des demandeurs.<\/p>\n\n\n\n Brigitta K\u00fchn<\/strong>: Pour les membres du conseil de fondation, le fait que les demandes puissent \u00eatre examin\u00e9es au moment o\u00f9 ils le souhaitent et de mani\u00e8re digitale est \u00e9galement un facteur de simplification. Pour la direction, j’imagine qu’apr\u00e8s une introduction et un peu de pratique, cela simplifiera le travail quotidien.<\/p>\n\n\n\n \u00abL’outil de gestion de demandes facilite l’ensemble du processus et r\u00e9pond \u00e0 des questions importantes de la part des demandeurs.<\/strong>\u00bb<\/p>\nJoachim Eder<\/cite><\/blockquote>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n Que pensez-vous de l’utilisation de l’outil jusqu’\u00e0 pr\u00e9sent ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Brigitta K\u00fchn:<\/strong> \u00c9tant donn\u00e9 que nous venons tout juste de l’introduire, je ne peux pas encore en juger. Mais je suis convaincue que son utilisation se fera sans difficult\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Que pensez-vous de l\u2019outil de gestion des demandes (acceptation, refus, tags, notes, \u00e9valuation, etc.) ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>: Bien pens\u00e9 et bien con\u00e7u. De plus, nous avons pu faire part de nos souhaits.<\/p>\n\n\n\n Avez-vous pu facilement modifier les formulaires de demande pour les adapter \u00e0 vos besoins sp\u00e9cifiques ? (par exemple, en ce qui concerne l’accent r\u00e9gional sur le canton de Zoug)<\/strong><\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>: En deux mots : sans probl\u00e8me.<\/p>\n\n\n\n Brigitta K\u00fchn<\/strong>: Avec le soutien de StiftungSchweiz, cela a \u00e9t\u00e9 facile. Nos souhaits ont \u00e9t\u00e9 imm\u00e9diatement r\u00e9alis\u00e9s, d’autres suivront certainement (rires).<\/p>\n\n\n\n L’outil vous aide-t-il \u00e0 rendre le processus plus efficace et plus transparent ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>: Oui, absolument.<\/p>\n\n\n\n Chaque changement apporte son lot de d\u00e9fis. Quels sont ceux que vous redoutez le plus ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>: Nous sommes plut\u00f4t positifs sur le principe de l’introduction de ce nouvel outil. Surtout parce que notre directrice, Brigitta K\u00fchn, l’aborde de mani\u00e8re positive.<\/p>\n\n\n\n Brigitta K\u00fchn<\/strong>: Je vois un d\u00e9fi dans la ‘gestion’ des demandes, notamment en ce qui concerne l’archivage.<\/p>\n\n\n\n \u00abL’outil de gestion de demandes permet \u00e0 notre fondation de se pr\u00e9senter de mani\u00e8re moderne et contemporaine.<\/strong>\u00bb<\/p>\nBrigitta K\u00fchn<\/cite><\/blockquote>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n Quels sont les changements pour le conseil de fondation lors de l’\u00e9valuation des demandes ? Le processus digital facilite-t-il vos t\u00e2ches ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Brigitta K\u00fchn<\/strong>: Pour le conseil de fondation, certainement. Pour le secr\u00e9tariat je ne peux pas encore en juger, il est encore trop t\u00f4t. En tout cas, gr\u00e2ce aux questions \u00e0 remplir, les demandes auront un profil plus clair. En outre, le nombre de demandes d\u00e9pos\u00e9es sera probablement moins \u00e9lev\u00e9, car les conditions de financement seront clairement indiqu\u00e9es. Ce n’\u00e9tait pas le cas jusqu’\u00e0 pr\u00e9sent, car elles n’\u00e9taient publi\u00e9es nulle part et ne pouvaient donc pas \u00eatre consult\u00e9es par les demandeurs.<\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>: Nous ne devons d\u00e9sormais plus nous d\u00e9patouiller sur place avec les nombreux documents de demande. C’est en tout cas un soulagement.<\/p>\n\n\n\n Quels sont les atouts de l’outil qui ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9terminants dans votre d\u00e9cision ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>: Le travail des fondations s’est modernis\u00e9. Nous nous adaptons aux fondations les plus avanc\u00e9es ainsi qu’au canton de Zoug, o\u00f9 les processus cl\u00e9s sont d\u00e9sormais disponibles sous forme digitale.<\/p>\n\n\n\n Brigitta K\u00fchn<\/strong>: Cet outil permet \u00e0 notre fondation de se pr\u00e9senter de mani\u00e8re moderne et contemporaine. L’accompagnement et le soutien offerts par StiftungSchweiz dans le processus de mise en place et de mise en \u0153uvre nous aident \u00e9galement.<\/p>\n\n\n\n Que faut-il achever pour que vous consid\u00e9riez la transition comme r\u00e9ussie ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Brigitta K\u00fchn:<\/strong> La transition est r\u00e9ussie lorsque l’outil facilite le traitement des demandes.<\/p>\n\n\n\n Joachim Eder<\/strong>: Nous esp\u00e9rons en outre une meilleure transparence et une image plus moderne de la fondation<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n La gestion digitale des demandes et de soutien sur stiftungschweiz.ch offre aux organisations donatrices un outil efficace, s\u00fbr et clair pour le traitement des demandes et l’accompagnement des projets soutenus au quotidien. L’outil optimise les processus et r\u00e9duit la charge administrative. Il a \u00e9t\u00e9 d\u00e9velopp\u00e9 avec des normes de s\u00e9curit\u00e9 \u00e9lev\u00e9es et les garantit dans le traitement des donn\u00e9es. De plus, il soutient la communication avec les demandeurs et aide ainsi les deux parties \u00e0 garder une vue d’ensemble des projets en cours et \u00e0 venir. Les profils d’organisation et de projet ne sont saisis qu’une seule fois par les Nonprofits et peuvent ensuite \u00eatre utilis\u00e9s pour diff\u00e9rentes demandes, ce qui r\u00e9duit consid\u00e9rablement le temps consacr\u00e9 \u00e0 la soumission des demandes. Le conseil de fondation de l’organisation donatrice a acc\u00e8s \u00e0 toutes les demandes valid\u00e9es via un module simple. Ainsi, la pr\u00e9paration d’une r\u00e9union du conseil de fondation ou l’\u00e9valuation des demandes peuvent \u00e9galement se faire de mani\u00e8re enti\u00e8rement digitale. Conclusion : les fondations peuvent utiliser leurs ressources de mani\u00e8re plus cibl\u00e9e et optimiser durablement le processus de soutien.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n La gestion digitale des demandes et de soutien est d\u00e9j\u00e0 en place pour toutes les fondations donatrices et peut \u00eatre activ\u00e9e gr\u00e2ce \u00e0 un simple bouton. Cependant, la plupart du temps, ce processus s’accompagne de plusieurs \u00e9tapes, comme dans le cas de la fondation H\u00fcrlimann-Wyss.<\/p>\n\n\n\n Les processus actuels ainsi que les besoins de la fondation sont discut\u00e9s lors d’un entretien pr\u00e9liminaire.<\/p>\n\n\n\n Le portrait de la fondation est ensuite compl\u00e9t\u00e9 et actualis\u00e9. L’\u00e9l\u00e9ment central a \u00e9t\u00e9 la communication claire sur les buts de la fondation, les crit\u00e8res de soutien et les informations importantes pour les demandeurs, qui n’\u00e9taient pas accessibles au public jusqu’\u00e0 pr\u00e9sent.<\/p>\n\n\n\n Le formulaire de demandes est ensuite \u00e9labor\u00e9 en fonction des exigences sp\u00e9cifiques de la fondation. Dans le cas de la fondation H\u00fcrlimann-Wyss, le formulaire standard d\u00e9j\u00e0 enregistr\u00e9 a \u00e9t\u00e9 compl\u00e9t\u00e9 par une question suppl\u00e9mentaire et l’ordre des questions a \u00e9t\u00e9 adapt\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Enfin, la direction sera form\u00e9 \u00e0 l’outil afin que la gestion digitale des demandes puisse \u00eatre utilis\u00e9e de mani\u00e8re fluide au quotidien. Le conseil de fondation sera \u00e9galement form\u00e9. Un soutien suppl\u00e9mentaire de la part de StiftungSchweiz sera fourni en cas de besoin.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n Lors de la mise en \u0153uvre de l’outil digital de gestion des demandes, les responsabilit\u00e9s sont clairement r\u00e9parties afin de garantir un processus de demande efficace.<\/p>\n\n\n\n La direction (ou le\u00b7la conseiller\u00b7\u00e8re ex\u00e9cutif\u00b7ve de la fondation) d\u00e9finit les crit\u00e8res et le processus et r\u00e9dige les questions pour le formulaire de demande. Elle traite les demandes et implique le conseil de fondation si n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n\n\n Le conseil de fondation examine et \u00e9value les demandes de soutien soumises. Avec le module de d\u00e9cision, les membres du conseil de fondation disposent d’une pr\u00e9sentation simplifi\u00e9e des demandes valid\u00e9es, accessible de mani\u00e8re simple et cibl\u00e9e via le \u201cMagic-Link\u201d.<\/p>\n\n\n\n StiftungSchweiz offre son soutien pour la formation et la mise en \u0153uvre concr\u00e8te de l\u2019outil de gestion des demandes. Nous apportons \u00e9galement notre soutien en cas de questions de fond, comme le d\u00e9veloppement des crit\u00e8res de soutien ou la communication des priorit\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Pour une transition en douceur, le package \u201csetup\u201d offre un accompagnement individuel. StiftungSchweiz accompagne en quatre \u00e9tapes ou en une demi-journ\u00e9e condens\u00e9e la conception du profil, la configuration et\/ou la transcription du formulaire de demande ainsi que la mise en place et l’organisation des processus. Le package de mise en place se compose au choix de quatre ateliers en ligne de 60 minutes chacun ou d’un atelier condens\u00e9 d’une demi-journ\u00e9e et peut \u00eatre \u00e9tendu sur demande. Une intervention sur place est \u00e9galement possible.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n Contact<\/strong><\/p>\n<\/div>\n\n\n\n Anne Mayer, Customer Success, anne.mayer@stiftungschweiz.ch<\/a><\/p>\n<\/div>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/stiftungschweiz.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Case-Study-GM.png\")
<\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n
\n
\u00c0 propos de la gestion des demandes et de soutien<\/h2>\n\n\n\n
D\u00e9fis<\/h2>\n\n\n\n
\n
Objectifs<\/h2>\n\n\n\n
\n
Mise en \u0153uvre<\/h2>\n\n\n\n
Entretien pr\u00e9liminaire<\/h3>\n\n\n\n
Portrait de la fondation<\/h3>\n\n\n\n
Formulaire de demandes<\/h3>\n\n\n\n
Formation de la direction et du conseil de fondation<\/h3>\n\n\n\n
R\u00f4les et responsabilit\u00e9s<\/h2>\n\n\n\n
Direction<\/h3>\n\n\n\n
Conseil de fondation<\/h3>\n\n\n\n
StiftungSchweiz<\/h3>\n\n\n\n